Geregistreerde dossier

Geregistreerde dossier

Asielzoeker opnemen in registratie?

Hier zitten verschillende aspecten aan.

  1. Heeft uw gemeente een eigen (goede) reden om deze persoon als lid in te schrijven?

Als een lid van de Protestantse Kerk in Nederland op het grondgebied van uw gemeente komt wonen wordt hij automatisch ingeschreven bij uw gemeente (als ook aan de overige voorwaarden daarvoor is voldaan).
Voor iemand die geen lid is van de PKN geldt dit niet, en moet de kerkenraad een beslissing nemen.
Een goede reden om iemand in de registratie van uw gemeente op te nemen is dat deze persoon daadwerkelijk op een of andere manier wil meeleven, en de kerkenraad dat voldoende aannemelijk vindt.

  1. Hoe wordt iemand die lid is van een ander kerkgenootschap ingeschreven in een gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland?

(Gesteld dat vraag 1 positief kan worden beantwoord komen we toe aan deze tweede vraag.)

Dit is de vraag van de overkomst, en deze wordt voor belijdende leden beantwoord in ordinantie 9-5-7 en voor doopleden in ordinantie 6-5.

Ord. 9-5-7 luidt:

  1. De kerkenraad gaat na, indien een lid van een andere kerk verlangt als belijdend lid opgenomen te worden in een gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland, wat de beweegredenen zijn en beslist op grond van hetgeen destijds door betrokkene beleden werd - naar richtlijnen door de kerk gesteld - op welke wijze de betrokkene onder de belijdende leden van de gemeente wordt opgenomen.

en ord. 6-5:

Artikel 5. Erkenning van de doop, bediend in een andere kerkgemeenschap

  1. De doop die binnen een andere kerkgemeenschap is bediend wordt door de Protestantse Kerk in Nederland erkend indien de generale synode dit ten aanzien van zulk een kerkgemeenschap heeft uitgesproken, en anders, indien vast komt te staan dat deze doop in of vanwege een christelijke kerk of een gemeenschap van christenen, door een aldaar tot de doopbediening bevoegd persoon bediend werd met water en in de naam van de Vader en de Zoon en de Heilige Geest.

  2. De kerkenraad stelt, indien een gedoopte, van wie de doop is erkend of door de kerkenraad wordt erkend, als lid wenst te worden opgenomen in een gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland, een onderzoek in naar de beweegredenen en beslist of betrokkene opgenomen wordt als lid van de gemeente.

Het komt er dus op neer, dat de kerkenraad een gesprek met betrokkene heeft en probeert vast te stellen of betrokkene bij ons zou kunnen gelden als belijdend lid, of dat het beter is om hem als dooplid in te schrijven (met eventueel de mogelijkheid om later geloofsbelijdenis te doen).

Na een uitspraak van de kerkenraad kan de betrokkene ingeschreven worden in uw ledenadministratie.

  1. Kan iemand van wie onduidelijk is of en hoe lang hij nog in Nederland verblijft - vanwege zijn status als asielzoeker/vreemdeling - op de beschreven manier toetreden tot een gemeente van de PKN en als zodanig ingeschreven worden?

De PKN is een kerkgenootschap, de naam zegt het al, in Nederland. Wie in het buitenland gaat wonen kan - uitzonderingen daargelaten- geen lid blijven van de PKN.

Binnen dat uitgangspunt is dan weer bepalend op het grondgebied van welke gemeente iemand woont, tenzij hij voorkeurlid wordt van een andere gemeente.

Indien het wonen in Nederland van een bepaald persoon wat de overheid betreft een onzekere basis en duur heeft, hoeft dat voor een gemeente van de PKN geen belemmering te zijn hem als lid te aanvaarden en in te schrijven. De kerk hanteert hierin haar eigen regels.

De onzekere status kan jaren duren, en gedurende die jaren kan iemand zeker lid zijn van de gemeente.

Alleen als zeker is dat iemand op zeer korte termijn het land uit moet kan de vraag gesteld worden hoe zinvol het is om hem nog op te nemen als lid.

  1. Ten slotte geldt bij dit alles natuurlijk, dat als iemand op deze wijze lid geworden is van de gemeente dit geen invloed heeft op zijn status als vreemdeling in Nederland. Het is belangrijk om dat ook aan betrokkene uit te leggen.

Attestatie

Bij verhuizing en/of vertrek naar een andere kerk wordt geen attestatie meer afgegeven.

Voor de ontvangen attestaties is geen wettelijke bewaartermijn vastgesteld.
De documenten zijn in uw bezit gekomen t.b.v. inschrijving bij de Protestantse Kerk.
U zou deze documenten na een bepaalde periode kunnen vernietigen en in de publieke notitie bij de geregistreerde een opmerking vastleggen, bijvoorbeeld "Opname op basis van attestatie".
Zolang de geregistreerde in registratie is bij uw gemeente is deze notitie zichtbaar.

Burgerlijke staat wijzigen

Mag ik de burgerlijke staat wijzigen van gescheiden naar ongehuwd?

Ons advies is om de burgerlijke staat niet te wijzigen.
LRP ontvangt namelijk de burgerlijke staat vanuit SILA (dus de burgerlijke overheid), Als u deze zelf wijzigt, geeft dat problemen bij de uitwisseling met SILA/GBA. Daarnaast heb je de partnernaam, die je dan eigenlijk ook zou moet verwijderen en dat kan vervolgens weer leiden tot andere, onvoorziene effecten.

Correspondentieadres en woonadres

Zie de handleiding over correpondentie-adres en woonadres

Doop en belijdenis registreren

Zie de handleiding. Ook het wijzigen/instellen van de gezindte van de doop staat hier beschreven.

Een dubbele persoon

Het niet mogelijk om een persoon met dezelfde geboortedatum, achternaam, voorna(a)m(en), postcode en huisnummer dubbel op te nemen in LRP.
Neem in dat geval contact op met het LRP-team voor assistentie.

Geregistreerden niet in juiste sectie

Waarom worden mijn geregistreerden niet gelijk in de juiste sectie geplaatst?

Vaak komt dat omdat de sectie-indeling van de gemeente onjuist is ingericht.
Met name een 'overlap' tussen verschillende secties verhindert een juiste werking van het automatisch plaatsen van geregistreerden.

Wat te doen?

  • Controleer de sectie-indeling (maak eventueel gebruik van de export gebiedsstructuur).
  • Corrigeer eventuele overlap tussen de secties.
  • Controleer ook regelmatig op postcodegebieden die zijn toegekend aan uw gemeente, en die (door u) nog niet zijn toegekend aan een sectie.

Een en ander staat uitvoerig beschreven in de handleiding lokaal beheerder

Nadat alle straten gekoppeld zijn aan een sectie worden geregistreerden weer in de juiste sectie geplaatst.

Geregistreerden die vertrokken zijn naar het buitenland uitschrijven?

Geregistreerden die naar het buitenland zijn verhuisd kunt u beter niet direct uitschrijven.
Voor deze geregistreerde heeft LRP namelijk een GBA mutatiebericht 'vertrek naar het buitenland' ontvangen, waardoor het adres komen te vervallen. Bij een ontbrekend adres kunt u de geregistreerde niet uitschrijven.

U kunt dit zelf als volgt herstellen:

  • ga in het geregistreerdedossier naar het tabblad 'geschiedenis' > 'verhuizingen'
    (hier staat het laatste bekende adres)
  • verhuis de geregistreerde (terug) naar het laatst bekende adres
  • voer de uitschrijving uit.

Als u de uitschrijving door het LRP-team laat verzorgen zijn de kosten € 4,00 per mutatie.

Let op: LRP stuurt automatisch een uitschrijvingsbrief naar het laatst bekende adres.

Als een persoon die naar het buitenland is verhuisd uit uw gemeentebestand wilt verwijderen, maar niet wilt uitschrijven,
stuur dan een e-mail naar de helpdesk met:

  • uw gebruikersnaam
  • uw gemeente
  • de geregistreerde nummers
  • het verzoek om de geregistreerden te verwijderen uit uw gemeentebestand.

Geregistreerde verwijderen uit historie

U kunt geen personen uit de historie verwijderen.
Vanwege het 'gerechtvaardigd belang' blijven ledengegevens nog 2 jaar beschikbaar in de historie.

Met deze termijn van 2 jaar voldoet LRP aan het recht op vergetelheid in het kader van de privacy regelgeving.

Zie hiervoor ook bijgaande informatie:

Ik ben verhuisd, maar wil lid blijven van mijn oude gemeente

Doe als volgt, nadat u bent verhuisd en bent ingeschreven bij uw nieuwe gemeente:

  • meld u bij de Ledenadministrateur / kerkenraad van de nieuwe gemeente
  • doe een verzoek tot overschrijving naar uw oude gemeente, een motivatie is hiervoor niet vereist
  • dit verzoek kan direct door de ledenadministrateur worden doorgevoerd.

Zie de handleiding, hoofdstuk overschrijven.

Kerkelijke staat wijzigen

Zie de handleiding

Melding van uitschrijving niet in historie

Melding van uitschrijving, maar persoon komt niet voor in historie?
Het is correct dat bepaalde personen niet meer terug te vinden zijn in de historie.
Als betreffende persoon als 'losse' meegeregistreerde in LRP stond geregistreerd, dan mogen de gegevens van deze persoon, na uitschrijving, niet in LRP worden bewaard.

Overig contact of vriend

Zie de handleiding en dit artikel in de kennisbank van LRP.

Postcode of adres niet gevonden

Bij het invoeren van een adres of bij het verwerken van adressen kan LRP een melding tonen dat het adres (combinatie postcode en huisnummer) niet kan worden gevonden in de postcodetabel.
Controleer nogmaals het ingevoerde adres (postcode zónder spaties, correct huisnummer/huisletter).

Blijft LRP melden dat de combinatie postcode en huisnummer niet kan worden gevonden, wilt u dan s.v.p. de door u gebruikte adresgegevens via het contact aan ons doorgeven voor verder onderzoek.

Uitgeschreven lid opvoeren als vriend

Er twee mogelijkheden:

  1. uw kerkenraad kan (na een gesprek met de betrokkene) besluiten om hem of haar opnieuw als lid in te schrijven, op basis van de belijdenis die ooit is afgelegd. In dat geval komt zo iemand waarschijnlijk in de historie van LRP voor.
    Uw ledenadministrateur start een nieuwe inschrijving, als het systeem detecteert dat er een persoon met vergelijkbare gegevens voorkomt, dan wordt dit gemeld en kan de inschrijving op basis van die gegevens worden voortgezet.
  2. Het is ook denkbaar dat in overleg tussen kerkenraad en betrokkene besloten wordt tot een registratie als Vriend. In dat geval start de ledenadministrateur ook een nieuwe inschrijving, nu als vriend. Komt het systeem de persoon nu ook tegen, dan toch doorgaan met een nieuwe inschrijving.

Zie ook de Handleiding, hoofdstuk Vriend inschrijven

Uitschrijven 'niet actief' lid

De regelingen rond uitschrijving ligt vast in de generale regeling ledenregistratie.
De mate van 'kerkelijk meelevend' zijn is geen grond voor uitschrijving

Zie ook de Generale regeling, hoofdstuk ledenregistratie

Wat is een meegeregistreerde?

Zie voor informatie de Handleiding.

  • De LA krijgt altijd een melding van de uitschrijving van een meegeregistreerde.

Wanneer en hoe breng ik het voorkeurlidmaatschap aan?

Men spreekt van voorkeurlidmaatschap indien een lid een sterke binding voelt met, en ingeschreven wenst te worden, bij een kerkelijke gemeente die zich buiten de gemeente bevindt waar hij/zij geografisch toe behoort. Het betreffende lid kan voorkeurlid worden van die betreffende gemeente.
Zie de handleiding, hoofdstuk overschrijven.

Vroeger noemde men dit perforatie of perforeren.

Archiveren

Hoe zit het eigenlijk precies met de archieffunctie in LRP?
Is er voor de plaatselijke gemeente-administratie geen (ingebouwde) archieffunctie beschikbaar.

Ik begrijp dat op basis van AVG dan contactgegevens na verloop van tijd komen te vervallen, maar naam, geboorteplaats en geboortedatum en kerkelijke gegevens, worden die niet ergens bewaard?

Voor de gemeente zijn de gegevens van leden die zijn overleden, vertrokken of uitgeschreven nog twee jaar raadpleegbaar in de historie.
Daarna worden de persoonsgegevens verplaatst naar het archief van LRP. Dit is een centraal archief, alleen toegankelijk voor bepaalde medewerkers van de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland.
Het gegeven, dat de historische gegevens van gemeenteleden voor de gemeente gedurende 2 jaar na uitschrijving/overlijden nog beschikbaar zijn, is getoets door de afdeling jurisische zaken van de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland.

Momentopname

De archivaris wil graag elk jaar 'een momentopname' maken van het ledenbestand van de gemeente en conform AVG archiveren.
Volgens de LRP ledenadministrateur mag hij daar niet aan meewerken op grond van de AVG.

Met een 'momentopname' wordt vaak 'persoonsgegevens' bedoeld die men wil kunnen raadplegen.
Als deze gegevens langer dan de toegestane twee jaar worden bewaard is dat in strijd met de AVG.

LRP maakt overigens over alle afgelopen jaren geanonimiseerde, statistische gegevens, die voor de gemeente raadpleegbaar zijn.

Digitaal archiveren i.p.v. op papier?

Hoe bewaren/archiveren we digitaal, als we het niet meer in 'boeken' doen de gebeurtenissen die in de gemeente plaatsvinden, zoals geboorte, doop, bevestiging ambtsdragers, huwelijken, overlijdens 'of gaat dit automatisch via LRP'?

Het bijhouden van (fysieke) doop en belijdenis boeken is nog 'verplicht', het bijhouden van huwelijksboeken is optioneel.
'Kerkelijke handelingen' worden door de gemeenten zelf in LRP aangebracht en verhuizen mee naar andere gemeenten, bij adreswijzigingen.

Overlijdens

Zie de handleiding