Overig contact

January 31, 2020 Redacteur Leden 6 minutes, 33 seconds

Overig contact

Inleiding

In LRP bestond tot voor kort een scherp onderscheid tussen Geregistreerden (personen die op basis van kerkordelijke regels in het ledenbestand van een gemeente voorkomen) en Overige contacten (personen of instellingen waarvoor dat niet geldt; doorgaans zijn dit abonnees of adverteerders van het kerkblad).
Dit onderscheid zorgde ervoor dat overige contacten niet konden worden opgenomen in groepen en selecties. Veel gebruikers hadden hier last van, bv. doordat overige contacten niet meekwamen in mailings en in de vrije export van selecties.
Dat ongemak is opgeheven, overige contacten kunt u in een groep kunt opnemen. Die groep kunt u toevoegen aan een selectie, waar ook de selectiecriteria (bv. belijdende en doopleden van 18 jaar en ouder) voor andere geregistreerden voorkomen. Zo ontstaat een selectieresultaat waarin geregistreerden en overige contacten samen voorkomen.

Wanneer neemt u iemand als overig contact op?

Om de diverse doelgroepen in uw gemeente zo zuiver mogelijk te kunnen onderscheiden, is het belangrijk om bij de registratie in LRP een goede afweging te maken. De kernvraag is meestal: schrijf ik een persoon in als Vriend of registreer ik hem/haar als Overig contact op?

De kerkordelijke definitie van Vriend kan helpen bij het maken van de juiste keuze: 'Vrienden zijn degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente en op hun verzoek als zodanig zijn opgenomen' (Ord. 2-2).
De kerkenraad bepaalt de praktische invulling van het 'blijk geven van verbondenheid': welke band is, welke kenmerken zijn nodig om als Vriend te worden geregistreerd? Deelname aan bepaalde kerkelijke kringen of activiteiten, het met enige regelmaat bezoeken van de eredienst?
Als iemand buiten de door de kerkenraad ingevulde definitie valt, dan is er sprake van een 'overig contact'; dit geldt ook voor 'niet-natuurlijke personen', zoals de leeszaal, de RK-parochie, eventuele sponsoren van het kerkblad, de huisartsenpost, etc.

We adviseren om kerkblad-abonnees die buiten de grenzen van uw gemeente wonen, die geen voorkeurlid zijn en waarvan het enige contact met uw gemeente het kerkblad is, te registreren als 'Overig contact'.
Zo houdt u beter zicht op uw 'echte' Vrienden en het risico om zonder toestemming toch SILA mutaties te ontvangen, ontbreekt.

Kenmerken van overige contacten

  • overige contacten kunnen worden opgenomen, gewijzigd en verwijderd door de ledenadministrateur én de bijdragenadministrateur;
  • bij de registratie van een overig contact controleert LRP of er in de gemeente geregistreerden of overige contacten met dezelfde postcode / huisnummer combinatie voorkomen. Is dat het geval, dan verschijnt een melding en kunt u de invoer annuleren; het is meestal niet de bedoeling om dezelfde persoon als geregistreerde én als overig contact in dezelfde (wijk)gemeente op te nemen;
  • overige contacten hebben alleen een relatie met uw gemeente of wijkgemeente, niet met een sectie;
  • overige contacten kunnen niet worden opgenomen in een pastorale eenheid;
  • de beschikbare velden voor de registratie van een nieuw overig contact zijn waar mogelijk geharmoniseerd met die van een geregistreerde, zonder de verplichting om zaken in te vullen die u van een overig contact doorgaans niet weet;
  • geen SILA-mutaties, niet geëxporteerd naar Scipio;
  • in een publiek notitieveld kunt u vrije tekst opnemen; deze tekst kunt u via een selectie exporteren;
  • overige contacten kunt u toevoegen aan een groep waarin ook geregistreerden voorkomen; tevens kunt u een groep maken die alleen uit overige contacten bestaat. Verwijdert u een overig contact, dan verdwijnt deze direct uit de groep. Maakt u een overig contact inactief en herbepaalt u de groep, dan verdwijnt het overig contact op dat moment uit de groep;
  • groepen die alleen overige contacten bevatten of die overige contacten én geregistreerden bevatten kunt u in selecties insluiten of uitsluiten. Net zoals bij geregistreerden kunt u aanwezige gegevens van overige contacten exporteren;
  • de systematiek van Inactieve overige contacten blijft ongewijzigd, d.w.z.: als u een overig contact met financiële gegevens verwijdert, dan maakt LRP deze 'Inactief'. U kunt inactieve overige contacten niet in een groep opnemen;
  • een overig contact dat LRP-gebruiker is, kan pas worden verwijderd nadat hij / zij als gebruiker is verwijderd;