Met Excel heeft u de mogelijkheid om aan de hand van draaitabellen allerlei verschillende rapportages te maken op basis van gegevens uit LRP. Op deze pagina zullen we aan de hand van een twee voorbeelden uitleg geven hoe u in enkele simpele stappen uw data in Excel beter kunt lezen.

Onderwerpen:

• Sjabloon voor Kerkbalans analyse
• Twee verschillende exporten met elkaar vergelijken
• Visueel rapporteren
• Data eenvoudig vergelijken met behulp van een draaitabel
• Overzicht toezeggingen / ontvangsten per persoon over meerdere jaren / meerdere fondsen

Sjabloon voor Kerkbalans analyse

Wanneer u voor uw Actie Kerkbalans doelgroepen wenst aan te schrijven kan het vergelijken van ontvangstinformatie per bijvoorbeeld leeftijd interessante inzichten bieden. Het LRP-Team heeft een kant en klaar spreadsheet ontwikkeld welke u kunt vullen met exports uit LRP. Deze spreadsheet geeft informatie over toezeggingen en inkomsten, in en uitstroom, leeftijden en giften en betaalwijze in uw financiële acties over de afgelopen jaren. Hoe u de spreadsheet kunt gebruiken en welke exports waar ingevuld kunnen worden staat in het document omschreven.

Klik hier om de spreadsheet te downloaden

Twee verschillende exports met elkaar vergelijken

Soms komt het voor dat een export vanuit LRP niet alle data bevat die u wenst te gebruiken. U kunt in zo'n geval een tweede export uit LRP halen en data daarvan vergelijken. Stel u wilt een overzicht van ontvangsten op uw actie Kerkbalans per leeftijdscategorie. Een dergelijk overzicht kan er als volgt uitzien.

Voorbereiden

Om te beginnen opent u op uw pc een nieuwe Excelwerkmap en slaat deze op, op uw computer. Voor het gemak noemen wij deze Excel A.

Export deelnemers maken uit LRP

• In LRP maakt u een export van alle deelnemers waar u een rapportage van wenst te maken (Bijdragenadministratie -> fondsen en acties -> open huidig jaar - deelnemers - exporteer naar CSV).
• Nadat u op Exporteer naar CSV heeft geklikt opent er een nieuw Excelvenster met de gewenste deelnemers. Selecteer alle regels met Ctrl + A en kopieer deze met de toetsencombinatie Ctrl + C.
• U gaat naar Excel A en plaatst de cursor in cel A1 (linkerbovenhoek). Vervolgens klikt u op de toetsencombinatie Ctrl + V op uw toetsenbord om de gegevens uit de CSV export in Excel A te plakken.
• Onderaan uw Excel A ziet u tabbladen. In het voorbeeldplaatje hierboven hebben deze tabbladen al een naam; 'Overzicht', 'Deelnemers' en 'Geregistreerden'. In uw Excel A heten deze tabbladen 'blad 1', 'blad 2' en 'blad 3'. Door met uw rechtermuisknop op een tabblad te klikken kunt u de naam van een dergelijk tabblad wijzigen.

Export gegevens geregistreerden uit LRP

• Nu de deelnemers in Excel A staan kunt u de extra gegevens die u van deze personen nodig hebt toevoegen aan de werkmap. Daarvoor moet u een selectie maken in LRP van alle geregistreerden in uw gemeente (Dienstverlening -> Selectie -> Nieuw).
• Vanuit deze selectie maakt u een vrije export waarin u de gegevens die u wilt gebruiken voor de rapportage aan vinkt. Selecteer altijd het geregistreerdenummer en voor deze specifieke rapportage de leeftijd.
• Nadat u op Export heeft geklikt opent er een nieuw Excelvenster met de gewenste gegevens. Selecteer alle regels in dit venster met Ctrl + A en kopieer deze met de toetsencombinatie Ctrl + C.
• In Excel A opent u een nieuw tabblad (zoals genoemd in het laatste punt van de vorige alinea - Blad 2 of Blad 3), plaats de cursor in cel A1 (linkerbovenhoek) van dit nieuwe lege blad en klikt vervolgens op de toetsencombinatie Ctrl + V op uw toetsenbord om de gegevens uit de vrije export ook in Excel A te plakken.
• Wanneer u nog andere Excelprogramma's heeft open staan behalve Excel A kunt u deze nu sluiten.

Leeftijdscategorieën bepalen

• U hebt nu alle gewenste gegevens in Excel A staan alleen nog niet met elkaar gekoppeld.
• Eerst moet u, om de uiteindelijke leeftijdsrapportage overzichtelijk te houden, de leeftijden onderverdelen. In dit geval maken we categorieën van tien jaar. In het blad waarin u de vrije export gegevens heeft geplaatst voegt u na de laatste ingevulde kolom de leeftijdscategorie toe. U kunt dat heel gemakkelijk doen door de volgende formule in de cel op bijvoorbeeld rij 8 te typen: =AFRONDEN(K8;-1) waarbij K8 verwijst naar de cel met de leeftijd. De cel eronder heeft de formule =AFRONDEN(K9;-1), die daaronder =AFRONDEN(K10;-1), enzovoorts.
  Vul, door te kopiëren met Ctrl + C en te plakken met Ctrl + V, de hele kolom voor de overige cellen. Als resultaat heeft u nu een extra kolom aan de gegevens toegevoegd waarin voor elke geregistreerde in het overzicht een leeftijdscategorie per 10 jaar is bepaald.

Overzichten met elkaar verbinden

• De leeftijdscategorie is nu bepaald en moet worden gekoppeld aan de gegevens van de deelnemers.

• U opent het blad met de gegevens van de deelnemers. Hier komt in een extra kolom de zojuist bepaalde leeftijdscategorie van de betreffende geregistreerde te staan. Om deze koppeling te maken wordt er tussen de twee tabbladen een vergelijking gemaakt op basis van de geregistreerdenummers. Hiervoor gebruiken we de functie Vlookup of Verticaal Zoeken.

• Het gaat in deze uitleg te ver om de werking van deze functie uit te leggen. De stappen die u neemt zijn als volgt:

  • U gaat in de bovenste cel staan van de te vullen kolom.
  • U klikt op de optie Functie invoegen of gebruikt de toetsencombinatie Schift + F3.
  • U selecteert de functie VERT.ZOEKEN. Het volgende scherm verschijnt:

  

• De zoekwaarde is het geregistreerdenummer.

• De tabelmatrix is de reeks getallen waarmee deze worden vergeleken, dat zijn de geregistreerdenummers in de vrije export gegevens

• Kolom index verwijst naar de leeftijdscategorieën

• De benadering is de waarde Onwaar.

Zie ook het te downloaden voorbeeld voor de juiste waardes van de formule.

Visueel rapporteren

Met name wanneer u gebruik maakt van veel data kan het nuttig zijn de uitkomsten te visualiseren met behulp van een grafiek. Om een grafiek in te voegen selecteert u in Excel A alle gegevens. Vervolgens gaat u naar het menu 'invoegen' en kiest dan voor een grafiek invoegen (oude versie) of een kolomtype zoals in het voorbeeld hieronder staat aangegeven:

Zodra u het gewenste grafiektype hebt geselecteerd worden de gegevens uit de draaitabel grafisch weergegeven in deze grafiek. Via het opmaak menu via de rechter muisknop (oude versie) of in het opmaakmenu in de werkbalk bovenin kunt u gegevens en volgorde van gegevens aanpassen al naar gelang u wenst.

Klik hier om het voorbeeld Excel te downloaden

Data eenvoudig vergelijken met behulp van een draaitabel

Een andere manier om eenvoudig data met elkaar te vergelijken in Excel is het maken van een draaitabel. Stel u wilt aantallen per doopgezindte vergelijken met de burgerlijke staat en de relatie met de wijkgemeente.

U maakt daarvoor een selectie van uw leden en exporteert de gewenste gegevens via de vrij export naar een Excel. Wij adviseren altijd om het geregistreerdenummer mee te exporteren, deze kunt u het beste gebruiken om de aantallen te tellen.

• Eenmaal in Excel klikt u onder het menu invoegen op de linker functieknop Draaitabel.
• Zorg dat alle kolom zijn geselecteerd. Voor het beste overzicht vinkt u de optie nieuw werkblad aan
• Het nieuwe werkblad opent met aan de rechterkant de namen van de velden die u heeft geëxporteerd.
• Klik en sleep het veld Geregistreerdenummer naar het vakje rechtsonder met de kop Σ - waarden. Het aantal geregistreerden in de selectie verschijnt.
• Klik en sleep het veld Doop Gezindte naar het vakje links onderin met de kop Rijlabels
• U ziet nu het aantal geregistreerde in uw gemeente per doopgezindte
• Klik en sleep het veld Relatie met Wijkgemeente naar het vakje links onderin met de kop Rijlabels
• U ziet nu het aantal van de relatie met de wijkgemeente verdeelt per doopgezindte in uw gemeente.

Overzicht toezeggingen / ontvangsten per persoon over meerdere jaren / meerdere fondsen

Met behulp van deze spreadsheet (met toelichting), die u kunt vullen met exports uit LRP, kunt u per persoon een overzicht maken van toezeggingen / ontvangsten per persoon over meerdere jaren en meerdere fondsen. Met een aanvullende filtering in Excel kunt u op basis daarvan o.a. vaststellen welke gemeenteleden de afgelopen jaren voor geen enkel doel iets bijdroegen.

• Klik hier om de spreadsheet te downloaden (Excel 2010 of hoger)
• Klik hier om de toelichting te downloaden (Word 2010 of hoger)