Mailen vanuit LRP

Zie dit artikel voor een algemene toelichting op het e-mailen vanuit LRP.

Inrichten e-mailen vanuit LRP

Als de randvoorwaarden zijn voldaan zoals beschreven in dit artikel, dan kunt u beginnen met e-mails te verzenden vanuit LRP.
Voordat u kun te-mailen moeten een paar zaken in LRP worden ingericht: Open het betreffende Fonds waaruit u e-mails wilt verzenden. Vul de vereiste gegevens in bij Overig > Fondsinstellingen > E-mail

Een paar adviezen

• Gebruik voor de afzendernaam en afzender e-mail bestaande namen.

• Gebruik als afzender adres bij voorkeur een daartoe aangewezen e-mailadres, gebruik bij voorkeur het domein van uw gemeente, bijvoorbeeld 'pkngemeentenaam.nl' (zeker als uw gemeente al een website heeft!).

  Gebruik dus niet: janenaliejansen@hetnet.nl, maar beter: kerkrentmeester@pkngemeentenaam.nl

• Dit komt dit de herkenbaarheid en professionaliteit van uw digitale communicatie ten goede.

• Het e-mailadres blijft bestaan als de huidige kerkrentmeester zijn/haar werkzaamheden neerlegt

• Met een eigen domein zijn technische mogelijkheden om de afleverbetrouwbaarheid van de e-mails te vergroten (SPF / DKIM)

Mailen namens uw eigen domein

Het is mogelijk om vanuit LRP e-mails te versturen namens uw eigen gemeente (domein). Dit is met name het geval in de bijdragenadministratie van LRP en bij het verzenden van algemene mailings.
Bij een fonds kunt u instellen namens welke naam en namens welk e-mailadres LRP uw e-mails verstuurt. Bijvoorbeeld e-mailadres kerkbalans@mijngemeente.nl, dus vanuit uw domein mijngemeente.nl. Ook kunt u algemene mailings namens uw eigen gemeente verzenden.

Om de afleverbetrouwbaarheid nog beter te waarborgen moet u in LRP uw domein registreren, waarbij LRP u een instructie zal sturen met aanpassingen (SPF en DKIM) die u moet (laten) doorvoeren voor uw domein.
Deze aanpassingen voor uw domein kunt u zelf doen als u toegang heeft tot het zogenaamde DNS van uw domein. Wellicht kan uw provider hierbij assistentie verlenen, of kan de provider / hoster dit voor uw domein verzorgen.

Pas nadat u de aanpassingen hebt doorgevoerd / laten doorvoeren, en na het valideren van uw aanpassingen, kunt u vanuit LRP mailen namens uw eigen e-mailadres. Als u de gevraagde aanpassingen niet aanbrengt, of de validatie is niet akkoord, dan verstuurt LRP uw e-mails namens 'mijngemenete@protestantsekerk.nl'

Als u van provider wisselt, moet u meestal de aanpassingen in het DNS van uw domein opnieuw aanbrengen.

Het registreren van uw domein staat in de handleiding voor de lokaal beheerder beschreven.

E-mail in SPAM

De emailverzending van LRP loopt via Twillio/SendGrid.
Wij monitoren de aflevering van e-mails die door LRP worden verzonden. Bij (overmatige) uitval nemen wij contact op met de betreffende gemeente.

E-mails die niet succesvol zijn verzonden omdat het e-mailadres van de ontvanger niet bestaat, of omdat de mailbox 'vol' is, worden als onbestelbaar teruggemeld aan het 'van' e-mailadres dat u hierboven heeft opgegeven bij de fondsinstellingen van het fonds.
Daarnaast blokkeert de mailverzender de foutieve e-mailadressen voor verder gebruik, om uw, en onze reputatie als 'spammer' te voorkomen.
Deze blokkades zijn zichtbaar in LRP.

Geblokkeerde e-mailadressen in LRP

Open (na het genereren van e-mails) het betreffende verzameldocument en ga naar het tabblad SKG / iDEAL e-mails om de mails te verzenden.
Als er geblokkeerde e-mailadressen zijn, dan ziet u deze in de (sub) tabbladen.

Onder tabblad Geblokkeerd ziet u welke e-mail niet is verzonden.

Via de knop Blokkering tonen ziet u de bijzonderheden van de blokkering.

Naar deze geblokkeerde e-mailadressen wordt 13 maanden lang geen mail verzonden. (Om te voorkomen dat u, en daarmee LRP, te boek komt te staan als 'spammer'.)

Ook als u de aangemaakte e-mails via de 'tegel' op het inlogscherm verstuurt, krijgt u in geval van geblokkeerde e-mailadressen een melding:

Niet verzonden e-mails

Wat te doen bij een geblokkeerd e-mailadres

E-mails die onder het tabblad Blokkades zijn vermeld worden niet verzonden.
Het verdient aanbeveling om direct na het ontstaan van de blokkade contact op te nemen met het betreffende gemeentelid om een geldig e-mailadres te verkrijgen.
Als u dit nieuwe e-mailadres in het geregistreerdedossier én in de toezegging(en) opneemt, dan ontvangt het gemeentelid de eerstvolgende keer weer een mail.
Ook na het opvoeren van een nieuw en geldig e-mailadres blijft het oude (foutieve), en daardoor geblokkeerde, e-mailadres in de lijst staan.

E-mail niet geblokkeerde maar komt nog steeds niet aan

Het kan gebeuren dat een incidentele e-mail die is verzonden niet in het overzicht van geblokkeerde e-mails staat, maar dat het gemeentelid de e-mail niet heeft ontvangen. Laat de ontvanger eerst de Spambox controleren, wellicht staat de e-mail daar.

Mochten meerdere gemeenteleden uw e-mail niet hebben ontvangen, dan kan er sprake zijn van een zogenaamde 'Unauthenticated email', of 'DMARC validation failed'.

Neem in dat geval contact op met de LRP-helpdesk onder vermelding van het probleem.
Door middel van het aanbrengen van Sender Validation ( SPF en DKIM ) kunnen we de afleverbetrouwbaarheid van uw e-mails verhogen.

In de loop der jaren is gebleken dat helaas de volgende providers de e-mails van LRP vaak als spam zien en regelmatig niet afleveren: ziggo.nl, casema.nl, chello.nl, upcmail.nl, home.nl, maar ook outlook.com

Voorkom dat uw e-mail als spam wordt gezien

Ondanks de maatregelen die we nemen om een zo betrouwbare aflevering te garanderen kunnen e-mails die door LRP worden verzonden onbedoeld als 'spam' worden gemarkeerd door de ontvangende mailserver.
Soms worden e-mails zelfs helemaal niet afgeleverd.

Er bestaat een reële kans dat uw e-mail niet wordt toegelaten tot de mailbox van de adressant als:

• u een niet bestaand e-mailadres (afzendadres) gebruikt. Als niet duidelijk is wie de afzender is kan uw e-mail geweigerd worden.
  Gebleken is dat het helpt om in LRP de afzendernaam en afzenderadres gelijk te houden.

  Heeft u tot nu toe géén/nauwelijks problemen met de aflevering, wijzig de afzendgegevens dan niet!

  Gebruik bij voorkeur een e-mailadres dat behoort bij het domein van uw gemeente (zeker als uw gemeente al een website heeft!).

  Gebruik dus niet: janenaliejansen@hetnet.nl, maar beter: kerkrentmeester@pkngemeentenaam.nl

• u veel e-mails verstuurt aan niet (meer) bestaande e-mailadressen

Verder kunt u de ontvanger vragen om het verzendadres op te nemen in zijn/haar adresboek.

Mailen vanuit de oefenomgeving

Het is mogelijk om test-e-mails te verzenden vanuit LRP-oefen.pkn.nl naar een in LRP opgegeven test-e-mailadres.