E-mail

August 21, 2020 Redacteur Bijdragen 10 minuten, 21 seconden

Mailen vanuit LRP

Voor de verwerking van e-mails die u vanuit LRP verzendt, heeft u een contract met SKG-collect nodig.

Uitnodiging toezegging per e-mail

Vanuit LRP kunt u een toezeggingsverzoek (e-mail) naar een gemeentelid sturen.
Via dit verzoek kan het gemeentelid online (beveiligd) een toezegging doen via de website van SKG collect.
Deze digitale toezeggingen wordt automatisch in LRP verwerkt.

Zie de procesbeschrijving.

Uitnodiging betaling per e-mail

Na het registreren van een toezegging kunt u (ook) de betalingsverzoeken voor de aangegeven termijn(en) per e-mail aan uw gemeenteleden zenden.
Zij ontvangen dan een link naar een (beveiligde) iDEAL omgeving waar zij vervolgens de betaling kunnen voldoen vanaf hun eigen bank.

Om een en ander in te richten zult u een aantal handelingen moeten verrichten; ook is het raadzaam om eerst een uitnodiging en betalingsverzoek ter test naar u zelf te zenden en in te vullen. Zie de procesbeschrijving.

Herinnering betaling per e-mail

Net als bij betalingsverzoeken kunt u - in geval van nog niet ontvangen termijnen - een (digitale) herinnering aan uw gemeenteleden zenden.
Zij ontvangen dan een link naar een (beveiligde) iDEAL omgeving waar zij vervolgens de achterstallige betaling kunnen voldoen vanaf hun eigen bank.

E-mail verzenden

Bij het genereren van Incasso's, acceptgiro's en iDeal e-mails en betaalwijze overig, worden bestanden gegenereerd en e-mails aangemaakt en klaargezet voor verzending.

Let op: u dient vervolgens nog zelf de e-mails te versturen vanuit het verzameldocument.

  • In het overzicht Verzameldocumenten staat het veld e-mail verstuurd op nee.
  • Dubbelklik op de regel en ga naar het tabblad SKG/iDeal e-mails.
  • Verstuur nu de e-mails via de knop E-mail verzenden.

Niet verzonden e-mails?

Als u de verwerking heeft uitbesteed aan het LRP-team dan zet afdeling LRP-order uw e-mails klaar, maar u dient zelf de e-mail te verzenden.

  • Ga naar het fonds en open het actiejaar
  • Ga naar verzameldocumenten
  • Open de betreffende regel, van hetgeen dat is gegenereerd
  • Open tabblad SKG/ iDEAL emails
  • Klik op E-mail verzenden

E-mail in SPAM

De emailverzending van LRP loopt via één van de grootste en meest betrouwbare internationale mailverzenders van dit moment.
Via deze provider monitoren we de aflevering van e-mails die door LRP worden verzonden. Bij (overmatige) uitval nemen wij contact op met de betreffende gemeente.
E-mails die niet succesvol zijn verzonden omdat het e-mailadres van de ontvanger niet bestaat, of omdat de mailbox 'vol' is, worden als onbestelbaar teruggemeld aan het 'van' e-mailadres dat u zelf heeft opgegegeven in LRP. Tevens worden deze foutieve e-mailadressen door de mailverzender geblokkeerd voor verder gebruik.
Deze blokkades zijn nu zichtbaar in LRP.

Geblokkeerde e-mailadressen in LRP

Open (na het genereren van e-mails) het betreffende verzameldocument en ga naar het tabblad SKG / iDEAL e-mails om de mails te verzenden.
Als er geblokkeerde e-mailadressen zijn, dan ziet u deze in de tekst onder de (sub) tabbladen.

Onder tabblad Geblokkeerd ziet u welke e-mail niet is verzonden.

Via de knop Blokkering tonen ziet u de bijzonderheden van de blokkering.
Naar deze geblokkeerde e-mailadressen wordt 13 maanden lang geen mail verzonden.

Ook als u de aangemaakte e-mails via de 'tegel' op het inlogscherm verstuurt, krijgt u in geval van geblokkeerde e-mailadressen een melding:

Niet verzonden e-mails

Wat te doen bij een geblokkeerd e-mailadres

E-mails aan de e-mailadressen die onder het tabblad Blokkades zijn vermeld worden niet verzonden.
Blokkades worden na 13 maanden automatisch verwijderd.
Het verdient aanbeveling om direct na het ontstaan van de blokkade contact op te nemen met het betreffende gemeentelid om een geldig e-mailadres te verkrijgen. Als u dit nieuwe e-mailadres in het geregistreerdedossier én in de toezegging(en) opneemt, dan ontvangt het gemeentelid de eerstvolgende keer weer een mail.
Ook na het opvoeren van een nieuw en geldig e-mailadres blijft het oude (foutieve), en daardoor geblokkeerde, e-mailadres in de lijst staan.

Voorkom dat uw e-mail als spam wordt gezien

Ondanks de maatregelen die we nemen om een zo betrouwbare aflevering te garanderen kunnen e-mails die door LRP worden verzonden onbedoeld als 'spam' worden gemarkeerd door de ontvangende mailserver.
Soms worden e-mails zelfs helemaal niet afgeleverd.

Er bestaat een reële kans dat uw e-mail niet wordt toegelaten tot de mailbox van de adressant als:

  • u een niet bestaand e-mailadres (afzendadres) gebruikt. Als niet duidelijk is wie de afzender is kan uw e-mail geweigerd worden.
    Gebleken is dat het helpt om in LRP de afzendernaam en afzenderadres gelijk te houden.

    Heeft u tot nu toe géén/nauwelijks problemen met de aflevering, wijzig de afzendgegevens dan niet!

  • uw e-mailbericht hoofdzakelijk uit (foutieve/geavanceerde) html-code(s) bestaat (kenmerk van spam)
  • uw e-mailbericht louter uit afbeeldingen bestaat (kenmerk van spam)
  • u veel e-mails verstuurt aan niet (meer) bestaande e-mailadressen

Verder kunt u de ontvanger vragen om:

  • het verzendadres op te nemen in zijn/haar adresboek

Mocht u beschikken over een technisch goed onderlegde beheerder van uw (mail)-domein dan kunnen verdere maatregelen (aanpassingen aan de DNS) worden genomen.
Neem hiervoor contact met ons op.

Verschillende groepen e-mails verzenden.

Indien u meerdere keren e-mails wilt verzenden, dan moet u eerst de e-mails verzenden voordat u een nieuw verzamelbestand genereerd.

Door het aanmaken van een nieuw verzamelbestand kunnen de e-mails uit het vorige verzamelbestand niet meer worden verzonden!

Geregistreerde wil toch e-mail i.p.v. toezeggingsbrief.

U heeft toezeggingsbrieven gegenereerd, maar er zijn geregistreerden die toch een toezeggingsuitnodiging per e-mail willen ontvangen.

Vanuit LRP LRP kan er maar 1 toezeggingsuitnodiging worden verzonden en aangezien iedereen al een brief heeft wordt dit geblokkeerd.

Oplossing:

  • geregistreerde verwijderen uit het tabblad uitnodigingen.
  • Selectie verversen waardoor de geregistreerden daar zichtbaar worden
  • brieven genereren voor de selectie
  • Als de geregistreerden in de sub-selectie zitten krijgen zij alsnog een email

E-mail historie

Het moment van succesvol versturen wordt vastgelegd bij de geregistreerde en bij de geregistreerde worden de (geslaagde) contactmomenten vastgelegd.

Mailen vanuit de oefenomgeving

Het is mogelijk om test-e-mails te verzenden vanuit LRP-oefen naar een in LRP opgegeven test-e-mailadres.

De koppeling met SKG-collect werkt echter niet vanuit LRP-oefen!

Zie de instructie in de kennisbank of de Handleiding