Inleiding

In dit artikel beschrijven we beknopt de procedure voor een actie vanuit LRP in combinatie met SKG Collect.
Hierbij maken we onderscheid tussen toezeggingsuitnodigingen en betalingsverzoeken.

Procedure bestaand fonds

• Verzamel de mailadressen van de personen die een digitale toezegging willen doen en registreer het e-mailadres in LRP.
  Voeg deze persoon toe aan de groep "Digitale toezegging”. (deze groep bestaat al, of moet u voor dit doel aanmaken).
  LRP verstuurt geen e-mail aan een persoon zonder e-mailadres.
  Een groep is statisch. Door deze te actualiseren worden onder andere overleden en vertrokken personen verwijderd.
• Er moet een email-sjablonen "Toezeggingsuitnodiging (e-mail)", "Betalingsuitnodiging (e-mail)" en "Betalingsherinnering (e-mail)" aanmaken.
• Maak een (financiële) selectie en subselectie, (subselectie gebaseerd op groep (i.c. "Digitale toezegging”))
• Koppel deze selectie aan het fonds tijdens het maken van de toezeggingsuitnodigingen, of via de fondsinstellingen. Zet een vinkje bij Selectie > "Subselecties" en zet in het volgende scherm bij de gekozen subselectie een vinkje bij "Benaderen via e-mai", en selecteer vervolgens de juiste (e-mail)sjabloon

Voordat u verder kunt met het uitnodigen van de mensen om digitaal toe te zeggen moet SKG Collect worden ingericht.
Hiervoor hebt u nodig:

• Nummer en naam van het fonds in LRP.
• Bankrekeningnummer van het fonds in LRP.

Procedure koppeling SKG Collect met LRP

• Start SKG Collect en activeer het beheerdersgedeelte. Ga dan verder met stap 4 van de SKG Handleiding LRP doel inrichten .
  Controleer:

  • Naam doel identiek aan naam fonds in LRP.
  • Nummer doel identiek gelijk aan nummer fonds in LRP (bij verschil werkt de link niet).
  • Bankrekeningnummer moet status actief hebben en worden gekoppeld aan het doel/actie in SKG Collect.
  • Bepaal welke betaalmogelijkheden beschikbaar worden gesteld. (Zonder betaalwijze iDEAL kan het gemeentelid de bijdrage dus niet via iDEAL overmaken).
  • Bepaal of het lid wel/geen toezegging kan doen, evenals de bijdrage.
  • De link werkt alleen in het aangegeven jaar.
    (Bij jaar = 2022: de link werkt alleen in 2022 en in de aangegeven maanden. De actieperiode moet ingevuld zijn. In 2023 dient u de actieperiode aan te passen of een nieuwe actie aan te maken.)

  U kunt de koppeling tussen LRP en SKG ook testen met knop SKG Collect valideren vanuit het Fonds > Overig > Fondsinstellingen > Algemeen > Externe toegang

• Maak nu de toezeggingsbrieven (en e-mails) in LRP aan.
  Zie de handleiding van LRP, onderdeel nieuwe toezeggingen

Procedure toezeggingsuitnodigingen aanmaken

Zie de handleiding van LRP, onderdeel nieuwe toezeggingen

• Zodra een gemeentelid een e-mail vanuit LRP heeft ontvangen kan zij klikken op de link in deze e-mail om een digitaal toezeggingsformulier in te vullen.
  Nadat dit formulier succes is ingevuld verwerkt LRP deze toezegging automatisch in de bijdragenadministratie van het juiste fonds en actiejaar.
• Als bij de betaalwijze gekozen is voor iDEAL dan ontvangt het lid in de door haar zelf opgegeven betaalmaanden een e-mail met het verzoek om via de meegezonden link de bijdrage te betalen.
• Ontvangsten via SKG/iDEAL worden in de regel binnen drie werkdagen (gecomprimeerd) bijgeboekt op het bankrekeningnummer (van de gemeente) dat is gekoppeld aan het
  fonds.
  De ontvangst van de betaling door het gemeentelid wordt door de bank van de gemeente doorgestuurd naar LRP. Deze informatie wordt dagelijks verwerkt.

Extra aandachtspunt:

• na het aanmaken van de toezeggingsuitnodigingen per e-mail moeten ze ook nog handmatig verzonden worden

Procedure betalingsverzoek aanmaken

Nadat de deelnemers voor het nieuwe actiejaar in LRP zijn ingevoerd met hun respectievelijke betaalwijze (waaronder E-mail), kunt u overgaan tot het maken van betaalverzoeken (inclusief betaalverzoeken per e-mail met een SKG-iDEAL betaallink).
Zie de handleiding van LRP, onderdeel nieuwe betaalverzoeken

Extra aandachtspunten:

• na het aanmaken van de betalingsuitnodigingen per e-mail moeten ze ook nog handmatig verzonden worden