iDEAL betalingsuitnodigingen voor fonds eenmalig incasseren, vast bedrag (bv. Solidariteitskas)

Inleiding

Hoe benadert u uw gemeenteleden voor financiële acties vanuit LRP met een betalingsverzoek via e-mail. Daarvoor is het niet nodig om eerst individuele toezeggingen in te voeren.
Hieronder vindt u de procedure waarmee u e.e.a. kunt realiseren in LRP.

Controles

• Is in tabblad Algemeen het e-mailadres en de naam van de gemeente (als afzender) vastgelegd?
• Zijn de e-mailadressen in het geregistreerde dossier van de gemeenteleden ingevoerd?
• Is SKG-Collect correct ingericht voor het betreffende fonds?
  NB. wilt achteraf iemand die een brief heeft gehad alsnog een e-mail sturen, dan moet u de uitnodigingsbrief verwijderen, de deelnemer verwijderen en opnieuw e-mail uitnodigingen generen. Er onstaat een nieuwe regel met alleen de geregistreerden die nog niet zijn benaderd.

Aanmaken van de gemeentesjablonen:

• (doorgaans) een sjabloon voor een (papieren) toezeggingsbrief
• Een sjabloon voor de digitale betalingsuitnodiging

Beide sjablonen worden (door de bijdragenadministrateur) gekoppeld aan het fonds.

Werkwijze (Bijdragenadministrateur)

Werkwijze voor een fonds van het type Eenmalig vrij / vast bedrag (Bijdragenadministrateur)

• Aanmaken van selecties
  Niet alle gemeenteleden zullen een e-mailadres hebben in LRP. In deze beschrijving gaan we er vanuit dat u de gemeenteleden met een e-mailadres per mail benadert en de gemeenteleden zonder e-mailadres per brief.

• U maakt een selectie van de juiste doelgroep, bijv. iedereen met e-mailadres.

  • in het tabblad / de tabbladen met selectiecriteria kiest u in het blokje Burgerlijk bij E-mailadres voor de waarde Insluiten; alle gemeenteleden uit de doelgroep met e-mailadres worden dan geselecteerd
  • U koppelt de selectie aan het fonds, van waaruit u eerst de e-mails aanmaakt.

• in het fonds

  • Open het fondsjaar.
  • Ga naar Fondsinstellingen-Algemeen en vul de gewenste gegevens in (Vast bedrag (alleen bij fondsen van het het type “eenmalig - vast”), externe toegang SKGCollect, Incasso-maand, Afzender naam en Afzender e-mailadres).
  • Ga naar Uitnodigingen-Uitnodigingen en "Maak uitnodigingen".
    • In de wizard maakt u uw keuzes
    • Klik op de knop Direct uitvoeren en naar planner overzicht gaan.

• Als de plantaak in het tabblad Afgerond komt, gaat u terug naar het fonds.

  • Ga naar Betaalverzoeken-Bestanden-E-mail
  • In het tabblad E-mailskunt u op het moment dat u wenst de e-mails versturen (via de knop e-mail verzenden).

• Open de selectie die aan het fonds gekoppeld is en koppel de hoofdselectie:

  • In de selectiecriteria kiest u in het blokje Burgerlijk bij E-mailadres voor de waarde Uitsluiten; alle gemeenteleden uit de doelgroep zonder e-mailadres worden dan geselecteerd.

• Open het fonds

  • Ga naar Uitnodigingen-Uitnodigingen-Selectie; Ververs de gekoppelde selectie en u krijgt een overzicht van alle gemeenteleden uit de doelgroep zonder e-mailadres.
  • Genereer brieven voor de hele selectie.
    • In het scherm Brieven- kunt u (indien gewenst) gelijktijdig een looplijst en vrije brieven aanvragen;
    • In het scherm Toezeggingen genereren - overnemen van gegevens kiest u voor de optie Gebruik standaard gegevens van dit fonds en Genereer.
    • vervolgens kiest u Direct uitvoeren en naar planner overzicht gaan.

• Als de plantaak in het tabblad Afgerond komt, kunt u van daaruit (of uit het fonds) de brieven printen.

Inrichting van SKG-Collect

Voor een goed resultaat van de actie is een juiste inrichting van SKG-Collect van groot belang. In de handleidingen van SKG-Collect leest u hier alles over.

Voor beide typen van fondsen horen in SKG-Collect de volgende opties als volgt te zijn ingesteld:

• Toezeggingen: Nee, klanten/leden mogen GEEN toezeggingen doen voor dit doel
• Online bijdragen: Ja, maak het mogelijk voor klanten/leden om losse bijdrage te doen voor dit doel