iDEAL betalen fonds eenmalig incasseren, vast bedrag

January 31, 2020 Redacteur 7 minutes, 26 seconds

iDEAL betalingsuitnodigingen voor fonds eenmalig incasseren, vast bedrag (bv. Solidariteitskas)

Inleiding

Hoe benadert u uw gemeenteleden voor financiële acties vanuit LRP met een betalingsverzoek via e-mail. Daarvoor is het niet nodig om eerst individuele toezeggingen in te voeren.
Hieronder vindt u de procedure waarmee u e.e.a. kunt realiseren in LRP.

Controles

  • Is door de lokaal beheerder de betaalwijze SKG / iDEAL toegevoegd bij het rekeninignummer?
  • Is in het fonds de betaalwijze SKG / iDEAL opgevoerd?
  • Is in tabblad Algemeen het e-mailadres en de naam van de gemeente (als afzender) vastgelegd?
  • Zijn de e-mailadressen in het geregistreerde dossier van de gemeenteleden ingevoerd?
  • Is SKG-Collect correct ingericht voor het betreffende fonds? NB: als de e-mails / brieven eenmaal zijn aangemaakt, dan kunt u voor iemand die in eerste instantie geen e-mailadres had (en waarvoor dus een brief is aangemaakt) achteraf geen e-mail meer aanmaken.

Aanmaken van de gemeentesjablonen (Lokaal beheerder):

  • (doorgaans) een sjabloon voor een (papieren) toezeggingsbrief
  • Een sjabloon voor de digitale betalingsuitnodiging

Beide sjablonen worden (door de bijdragenadministrateur) gekoppeld aan het fonds.

Werkwijze (Bijdragenadministrateur)

Werkwijze voor een fonds van het type Eenmalig vrij / vast bedrag (Bijdragenadministrateur)

  • Aanmaken van selecties
    Niet alle gemeenteleden zullen een e-mailadres hebben in LRP. In deze beschrijving gaan we er vanuit dat u de gemeenteleden met een e-mailadres per mail benadert en de gemeenteleden zonder e-mailadres per brief.

  • U maakt een selectie van de juiste doelgroep.

    • in het tabblad / de tabbladen met selectiecriteria kiest u in het blokje Burgerlijk bij E-mailadres voor de waarde Insluiten; alle gemeenteleden uit de doelgroep met e-mailadres worden dan geselecteerd
    • U koppelt de selectie aan het fonds, van waaruit u eerst de e-mails aanmaakt.
  • in het fonds

    • Zet standaard betaalwijze op SKG-iDEAL.
    • Open het fondsjaar.
    • Ga naar tabblad Algemeen en vul de gewenste gegevens in (Vast bedrag (alleen bij fondsen van het het type “eenmalig - vast”), Incasso-maand, Afzender naam en Afzender e-mailadres).
    • Ga naar tabblad Selectie en "Genereer toezeggingen voor de hele selectie".
      • In het scherm Toezeggingen genereren - overnemen van gegevens kiest u voor de optie Gebruik standaard gegevens van dit fonds en klikt u op de knop Genereer toezeggingen
      • Klik op de knop Direct uitvoeren en naar planner overzicht gaan.
  • Als de plantaak in het tabblad Afgerond komt, gaat u terug naar het fonds.

    • Ga naar tabblad Incasso’s / Acceptgiro’s / iDEAL
    • Neem het sjabloon met de betalingsuitnodiging op en Genereer.
      • In het scherm Incasso’s, acceptgiro’s en e-mails genereren
        • Laat alleen de optie Genereer SKG / iDeal e-mails aangevinkt en klik op Ga verder
        • Kies de maand die u bij stap 3 heeft ingevoerd en kies Genereer en Direct uitvoeren en naar planner overzicht gaan
  • Als de plantaak in het tabblad Afgerond komt, gaat u terug naar het fonds.
    • Ga naar het tabblad Verzameldocumenten en dubbelklik op de bovenste regel (met de omschrijving iDEAL)
    • In het scherm Documenten voor incasseren kiest u voor tabblad SKG-iDEAL e-mails en daar kunt u op het moment dat u wenst de e-mails versturen (via de knop e-mail verzenden).

Nu de e-mails met betalingsuitnodigingen zijn aangemaakt, kunt u voor de gemeenteleden zonder e-mailadres een toezeggingsbrief, al dan niet met acceptgiro, aanmaken:

  • Open de selectie die aan het fonds gekoppeld is;

    • In het tabblad / de tabbladen met selectiecriteria kiest u in het blokje Burgerlijk bij E-mailadres voor de waarde Uitsluiten; alle gemeenteleden uit de doelgroep zonder e-mailadres worden dan geselecteerd.
  • Open het fonds

    • Kies als standaard betaalwijze Acceptgiro (brief met OLA) of Overig (brief zonder OLA)
    • Ga naar tabblad Selectie; Ververs de gekoppelde selectie en u krijgt een overzicht van alle gemeenteleden uit de doelgroep zonder e-mailadres.
      • Genereer brieven/e-mails en toezeggingen voor de hele selectie.
        • In het scherm Toezeggingen genereren - overnemen van gegevens kiest u voor de optie Gebruik standaard gegevens van dit fonds en Genereer.
        • In het scherm Toezeggingsbrief - kunt u (indien gewenst) gelijktijdig een looplijst en vrije brieven aanvragen; vervolgens kiest u Direct uitvoeren en naar planner overzicht gaan.
  • Als de plantaak in het tabblad Afgerond komt, kunt u van daaruit (of uit het fonds, tabblad Verzameldocumenten) de brieven printen.

Inrichting van SKG-Collect

Voor een goed resultaat van de actie is een juiste inrichting van SKG-Collect van groot belang. In de handleidingen van SKG-Collect leest u hier alles over.

Voor beide typen van fondsen horen in SKG-Collect de volgende opties als volgt te zijn ingesteld:

  • Toezeggingen: Nee, klanten/leden mogen GEEN toezeggingen doen voor dit doel
  • Online bijdragen: Ja, maak het mogelijk voor klanten/leden om losse bijdrage te doen voor dit doel