Digitaal toezeggen (proces)

August 21, 2020 Redacteur Lokaal beheer, Bijdragen 4 minuten, 52 seconden

Proces digitaal toezeggen

Besluitvorming

Heeft digitaal toezeggen / betalen in uw gemeente meerwaarde?

  • Aspect "eigentijds", aansluitend bij internet-generatie
  • Tekort aan lopers
  • Beperking handmatige invoer toezeggingen

Algemene voorbereidingen

  • Vaststellen welke gemeenteleden digitaal willen toezeggen
  • Van die groep de e-mailadressen verzamelen
  • Eventueel: aanschaf SKG-Collect
  • Eventueel: nieuw emailadres voor kerkbalans-correspondentie

Voorbereidingen in LRP

  • Controleer of bij het rekeningnummer van het fonds de betaalwijze SKG-iDeal voorkomt, zo niet, voeg deze toe (LB)
  • Maak het sjabloon digitale toezeggings-uitnodiging; eventueel in de mail een link toevoegen naar de kerkbalansfolder die op de website van de gemeente staat. Eventueel ook digitale betalingsuitnodiging en digitale herinnering maken (LB)
  • Controleer of in het fonds de betaalwijze SKG-iDeal voorkomt, zo niet, voeg deze toe (BA)
  • Verzamel de e-mailadressen van de "digitale toezeggers" en neem deze op in de geregistreerdedossiers (LA)
  • Breng deze personen onder in een groep, zodat de mensen met een e-mailadres die hun toezegging niet digitaal willen doen, op papier worden benaderd (LA of BA)
  • Open de selectie die aan het kerkbalansfonds is gekoppeld. Neem in het blok Subselecties (onder Extra > Subselectie personen in groepen) de groep "digitale toezeggers" op. (eigenaar van de selectie, LA of BA)
  • Koppel in het fonds de juiste gemeentesjablonen in tabblad Selecties en tabblad Subselecties (BA)
  • Zie de BA-handleiding

Voorbereidingen in SKG-Collect

SKG-Collect inrichten zoals beschreven in de diverse handleidingen op de SKG-website.

Controleer of het geheel goed is ingericht, door een test in LRP

  • Maak een selectie met subselectie waarin alleen uzelf voorkomt en koppel deze aan het fonds
  • Verzend een digitale uitnodiging naar uw eigen e-mailadres.
  • Vul via de link een toezegging in en kijk of deze in het fonds terecht komt.
  • Uitgebreide beschrijving test Test koppeling LRP-SKG collect.pdf
  • Kijk bij problemen in het document problemen en oplossingen

Productie kerkbalans-mailing

  • Vanuit het fonds (tabblad Selectie) de juiste documenten genereren (toezeggingsformulieren, evt vrije brief en looplijst, e-mails)
  • Tijdstip bezorging mailing en verzending e-mails bepalen en/of op elkaar afstemmen
  • Vóór het verzenden van de e-mails kunt u via de knop "inzien" de te verzenden mail bekijken.
    Indien gewenst kunt u door op de link te klikken nog controleren of de link werkt en SKG Collect goed is ingericht.
  • E-mails verzenden vanuit fonds (Verzameldocumenten > iDeal emails)

Ontvangst digitale toezeggingen in LRP

  • Door op de link in de toegestuurde mail te klikken, komen gemeenteleden op de site van SKG Collect waar de toezegging gedaan kan worden.
  • Toezeggingen worden direct in LRP geregistreerd.

Herinnering voor gemeenteleden zonder toezegging

Vanuit het fonds (tabblad Selectie) kunt u op elk moment toezeggingsformulieren en e-mails aanmaken voor gemeenteleden die nog geen toezegging (of betaling) hebben gedaan.

Spam reductie

U kunt maatregelen nemen om te voorkomen dat e-mails die door LRP worden verzonden als spam worden gemarkeerd.
Zie het artikel verzenden emails vanuit LRP.

Extra informatie LRP

Afkortingen:

SKG = Stichting Kerkelijk Geldbeheer
LB = Lokaalbeheerder
LA = Ledenadministrateur
BA = Bijdrageadministrateur