Proces digitaal toezeggen

Voorbereiding

Heeft digitaal toezeggen / betalen in uw gemeente meerwaarde?

• Aspect 'eigentijds', aansluitend bij internet-generatie en de moderne tijd.
• Tekort aan vrijwilligers voor het bezorgen en ophalen van de toezeggingsbrieven
• LRP verwerkt automatisch de toezegging van het gemeentelid, geen handmatige verwerking meer.

Algemene voorbereidingen

• bepalen welke gemeenteleden digitaal willen toezeggen en daarvan de de e-mailadressen (en toestemming) verzamelen
• (eventueel) aanschaf SKG-Collect (vereist om digitaal te kunnen werken met LRP)
• (eventueel) aanmaken van een mailbox/e-mailadres voor de kerkbalans-correspondentie (reply-adres) per e-mail

Voorbereidingen in LRP

• Plaats in de Fondsinstellingen een vinkje bij Externe toegang SKGCollect.

  Let op: dit vinkje moet u ook activeren in de wijkgemeenten!

• Maak het e-mail-sjabloon voor de digitale toezeggings-uitnodiging;
  u kunt in de e-mail een extra link toevoegen naar uw eigen kerkbalansfolder (pdf) op de site van uw gemeente (niet als bijlage).
  Eventueel ook digitale betalingsuitnodiging (SKG iDeal) en digitale herinnering maken (BA)
• Verzamel de e-mailadressen van de 'digitale toezeggers' en neem deze op in de geregistreerdedossiers (LA)
• Identificeer de personen met een e-mailadres die digitaal willen toezeggen en verzamel deze personen in een groep.
• Bij het aanmaken van de selectie kunt u meteen een subselectie met de 'digitale toezeggers' aanmaken, gebaseerd op een groep (BA)
• Geef in het fonds aan dat er subselecties zijn (BA) en geef de juiste sjablonen op (tabblad Sjablonen en Subselecties)

Voorbereidingen in SKG-Collect

SKG-Collect inrichten zoals beschreven in de diverse handleidingen op de SKG-website.

Controle koppeling

Valideer de koppeling vanuit LRP en vanuit SKGCollect en beoordeel of alles goed is ingesteld.

Controle door het uitvoeren van een test in LRP

In vogelvlucht:

• Maak een selectie met subselectie waarin alleen 'proefpersonen (inclusief uzelf) voorkomen, en koppel deze aan het fonds
• Verzend de digitale uitnodiging naar uw eigen e-mailadres.
• Klik op de link in de e-mail en vul online een toezegging in en kijk of deze in het fonds terecht komt.

Uitgebreide beschrijving van het testen

Productie kerkbalans-mailing

• Genereer de juiste uitnodigings documenten (BA) LRP genereert de documenten, de e-mails worden klaargezet, nog niet verzonden!
• Tijdstip bezorging mailing en verzending e-mails bepalen en/of op elkaar afstemmen
• Vóór het verzenden van de e-mails kunt u via de knop 'inzien' de te verzenden e-mail bekijken.
  Indien gewenst kunt u door op de link te klikken nog controleren of de link werkt en SKG Collect goed is ingericht.
• E-mails verzenden vanuit fonds (Utnodigingen > selecteer bestand > E-mails)

Ontvangst digitale toezeggingen in LRP

• Door op de link in de toegestuurde e-mail te klikken kunnen de gemeenteleden de online toezegging invullen (op de site van SKG Collect).
• LRP verwerkt online toezeggingen direct.

Een lid kan ook kiezen voor direct betalen, door een vinkje te zetten dat zij direct betalen via iDeal.
Vanuit SKG-Collect krijgt LRP door dat de betaling onderweg is en wordt bij de eerste toezeggingsmaand geactiveerd op Ja gezet.
Het lid wordt doorgeleid naar iDEAL, maar incidentieel gebeurt het dat men de betaling in iDEAL afbreekt.
Het gevolg is dat er geen betaalverzoek wordt aangemaakt in de eerste maand dat is toegezegd.

Dit kunt u op 2 manieren oplossen:

• Als u herinneringen verstuurt krijgen ook deze personen een herinnering. of
• U past de toezegging van de deelnemer aan, waardoor geactiveerd weer op Nee komt te staan.

Herinnering voor gemeenteleden zonder toezegging

Vanuit het fonds > uitnodigingen > Niet gereageerd kunt u op elk moment toezeggingsformulieren en e-mails aanmaken voor gemeenteleden die nog geen toezegging (of betaling) hebben gedaan.

Spam reductie

U kunt maatregelen nemen om te voorkomen dat e-mails die door LRP worden verzonden als spam worden gemarkeerd.
Zie het artikel verzenden emails vanuit LRP.

Extra informatie LRP

• Procedure koppeling SKG Collect met LRP)

Afkortingen:

SKG = Stichting Kerkelijk Geldbeheer
LB = Lokaal beheerder LA = Ledenadministrateur
BA = Bijdrageadministrateur