Digitaal toezeggen (proces)

December 8, 2020 Redacteur Bijdragen, Lokaal beheer 5 minuten, 22 seconden

Proces digitaal toezeggen

Voorbereiding

Heeft digitaal toezeggen / betalen in uw gemeente meerwaarde?

  • Aspect 'eigentijds', aansluitend bij internet-generatie en de moderne tijd.
  • Tekort aan vrijwilligers voor het bezorgen en ophalen van de toezeggingsbrieven
  • LRP verwerkt automatisch de toezegging van het gemeentelid, geen handmatige verwerking meer.

Algemene voorbereidingen

  • bepalen welke gemeenteleden digitaal willen toezeggen en daarvan de de e-mailadressen (en toestemming) verzamelen
  • (eventueel) aanschaf SKG-Collect (vereist om digitaal te kunnen werken met LRP)
  • (eventueel) aanmaken van een mailbox/e-mailadres voor de kerkbalans-correspondentie (reply-adres) per e-mail

Voorbereidingen in LRP

  • Controleer of bij het rekeningnummer van het fonds de betaalwijze SKG-iDeal voorkomt, zo niet, voeg deze toe (LB)
  • Maak het e-mail-sjabloon voor de digitale toezeggings-uitnodiging;
    u kunt in de e-mail een extra link toevoegen naar uw eigen kerkbalansfolder (pdf) op de site van uw gemeente (niet als bijlage).
    Eventueel ook digitale betalingsuitnodiging (SKG iDeal) en digitale herinnering maken (LB)
  • Controleer of in het fonds de betaalwijze SKG-iDeal voorkomt, zo niet, voeg deze toe (BA)
  • Verzamel de e-mailadressen van de 'digitale toezeggers' en neem deze op in de geregistreerdedossiers (LA)
  • Identificeer de personen met een e-mailadres die digitaal willen toezeggen en verzamel deze personen in een groep.
  • Bij het aanmaken van de selectie kunt u meteen een subselectie met de 'digitale toezeggers' aanmaken, gebaseerd op een groep (BA)
  • Geef in het fonds aan dat er subselecties zijn (BA) en geef de juiste sjablonen op (tabblad Sjablonen en Subselecties)

Voorbereidingen in SKG-Collect

SKG-Collect inrichten zoals beschreven in de diverse handleidingen op de SKG-website.

Controle door het uitvoeren van een test in LRP

Voor het testen kunt u lrp-oefen gebruiken, deze versie van LRP verstuurt alleen e-mails naar het test e-mailadres.

In volgelvlucht:

  • Maak een selectie met subselectie waarin alleen 'proefpersonen (inclusief uzelf) voorkomen, en koppel deze aan het fonds
  • Verzend de digitale uitnodiging naar uw eigen e-mailadres.
  • Klik op de link in de e-mail en vul online een toezegging in en kijk of deze in het fonds terecht komt.

Uitgebreide beschrijving van het testen

Kijk bij problemen in het document problemen en oplossingen

Productie kerkbalans-mailing

  • Genereer de juiste uitnodigings documenten (BA) LRP genereert de documenten, de e-mails worden klaargezet, nog niet verzonden!
  • Tijdstip bezorging mailing en verzending e-mails bepalen en/of op elkaar afstemmen
  • Vóór het verzenden van de e-mails kunt u via de knop 'inzien' de te verzenden e-mail bekijken.
    Indien gewenst kunt u door op de link te klikken nog controleren of de link werkt en SKG Collect goed is ingericht.
  • E-mails verzenden vanuit fonds (Verzameldocumenten > iDeal e-mails)

Ontvangst digitale toezeggingen in LRP

  • Door op de link in de toegestuurde e-mail te klikken kunnen de gemeenteleden de online toezegging invullen (op de site van SKG Collect).
  • LRP verwerkt online toezeggingen direct.

Herinnering voor gemeenteleden zonder toezegging

Vanuit het fonds > actiejaar (tabblad Selectie) kunt u op elk moment toezeggingsformulieren en e-mails aanmaken voor gemeenteleden die nog geen toezegging (of betaling) hebben gedaan.

Spam reductie

U kunt maatregelen nemen om te voorkomen dat e-mails die door LRP worden verzonden als spam worden gemarkeerd.
Zie het artikel verzenden emails vanuit LRP.

Extra informatie LRP

Afkortingen:

SKG = Stichting Kerkelijk Geldbeheer
LB = Lokaal beheerder LA = Ledenadministrateur
BA = Bijdrageadministrateur