Digitaal toezeggen (proces)

March 16, 2022 Redacteur Bijdragen, Lokaal beheer 5 minuten, 37 seconden

Proces digitaal toezeggen

Voorbereiding

Heeft digitaal toezeggen / betalen in uw gemeente meerwaarde?

  • Aspect 'eigentijds', aansluitend bij internet-generatie en de moderne tijd.
  • Tekort aan vrijwilligers voor het bezorgen en ophalen van de toezeggingsbrieven
  • LRP verwerkt automatisch de toezegging van het gemeentelid, geen handmatige verwerking meer.

Algemene voorbereidingen

  • bepalen welke gemeenteleden digitaal willen toezeggen en daarvan de de e-mailadressen (en toestemming) verzamelen
  • (eventueel) aanschaf SKG-Collect (vereist om digitaal te kunnen werken met LRP)
  • (eventueel) aanmaken van een mailbox/e-mailadres voor de kerkbalans-correspondentie (reply-adres) per e-mail

Voorbereidingen in LRP

  • Controleer of bij het rekeningnummer van het fonds de betaalwijze SKG-iDeal voorkomt, zo niet, voeg deze toe (LB)
  • Plaats in de Fondsinstellingen een vinkje bij Externe toegang SKGCollect.

    Let op: dit vinkje moet u ook activeren in de wijkgemeenten!

  • Maak het e-mail-sjabloon voor de digitale toezeggings-uitnodiging;
    u kunt in de e-mail een extra link toevoegen naar uw eigen kerkbalansfolder (pdf) op de site van uw gemeente (niet als bijlage).
    Eventueel ook digitale betalingsuitnodiging (SKG iDeal) en digitale herinnering maken (BA)
  • Controleer of in het fonds de betaalwijze SKG-iDeal voorkomt, zo niet, voeg deze toe (BA)
  • Verzamel de e-mailadressen van de 'digitale toezeggers' en neem deze op in de geregistreerdedossiers (LA)
  • Identificeer de personen met een e-mailadres die digitaal willen toezeggen en verzamel deze personen in een groep.
  • Bij het aanmaken van de selectie kunt u meteen een subselectie met de 'digitale toezeggers' aanmaken, gebaseerd op een groep (BA)
  • Geef in het fonds aan dat er subselecties zijn (BA) en geef de juiste sjablonen op (tabblad Sjablonen en Subselecties)

Voorbereidingen in SKG-Collect

SKG-Collect inrichten zoals beschreven in de diverse handleidingen op de SKG-website.

Controle koppeling

Valideer de koppeling vanuit LRP en vanuit SKGCollect en beoordeel of alles goed is ingesteld.

Controle door het uitvoeren van een test in LRP

Voor het testen kunt u lrp-oefen gebruiken, deze versie van LRP verstuurt alleen e-mails naar het test e-mailadres.

In vogelvlucht:

  • Maak een selectie met subselectie waarin alleen 'proefpersonen (inclusief uzelf) voorkomen, en koppel deze aan het fonds
  • Verzend de digitale uitnodiging naar uw eigen e-mailadres.
  • Klik op de link in de e-mail en vul online een toezegging in en kijk of deze in het fonds terecht komt.

Uitgebreide beschrijving van het testen

Productie kerkbalans-mailing

  • Genereer de juiste uitnodigings documenten (BA) LRP genereert de documenten, de e-mails worden klaargezet, nog niet verzonden!
  • Tijdstip bezorging mailing en verzending e-mails bepalen en/of op elkaar afstemmen
  • Vóór het verzenden van de e-mails kunt u via de knop 'inzien' de te verzenden e-mail bekijken.
    Indien gewenst kunt u door op de link te klikken nog controleren of de link werkt en SKG Collect goed is ingericht.
  • E-mails verzenden vanuit fonds (Utnodigingen > selecteer bestand > E-mails)

Ontvangst digitale toezeggingen in LRP

  • Door op de link in de toegestuurde e-mail te klikken kunnen de gemeenteleden de online toezegging invullen (op de site van SKG Collect).
  • LRP verwerkt online toezeggingen direct.

Herinnering voor gemeenteleden zonder toezegging

Vanuit het fonds > uitnodigingen > Niet gereageerd kunt u op elk moment toezeggingsformulieren en e-mails aanmaken voor gemeenteleden die nog geen toezegging (of betaling) hebben gedaan.

Spam reductie

U kunt maatregelen nemen om te voorkomen dat e-mails die door LRP worden verzonden als spam worden gemarkeerd.
Zie het artikel verzenden emails vanuit LRP.

Extra informatie LRP

Afkortingen:

SKG = Stichting Kerkelijk Geldbeheer
LB = Lokaal beheerder LA = Ledenadministrateur
BA = Bijdrageadministrateur