Verzenden van e-mails vanuit LRP

Een bijdragenadministrateur kan vanuit een fonds in LRP de volgende mails versturen:

  • verzenden toezeggings-e-mails (uitnodigingen voor deelname aan een actie)
  • verzenden iDeal e-mail (uitnodiging voor betaling)
  • verzenden iDeal e-mail herinnering (herinnering voor niet betaalde termijn)

Per 1 juni 2018 zijn maatregelen genomen om de kans dat e-mails die door LRP worden verzonden als spam worden gemarkeerd nog kleiner te maken. Een 100% garantie dat e-mails uit LRP bij de geadresseerde niet in de Inbox maar in het Spamfilter terecht komen, kan niet worden gegeven.

Wel kunt u zélf dit risico door de volgende maatregelen verder beperken:

  1. zo weinig mogelijk extra links en afbeeldingen opnemen in de e-mails die u vanuit LRP verstuurt;
  2. bij uw gemeenteleden aankondigen rond welke datum zij een mail vanuit LRP zullen ontvangen en vragen om extra alert te zijn op het spamfilter;
  3. aanpassingen door te voeren in het DNS-record van uw provider.

Optie 3 is technisch van aard en mag u alleen (laten) uitvoeren door terzake deskundige personen u kunt daarbij denken aan de webmaster (of via hem / haar: de provider) van uw gemeente).
Het gaat daarbij om de hierna beschreven aanpassing.

SPF record toevoegen aan uw domein
Door een SPF-record toe te voegen aan de DNS van uw verzenddomein (indien u bijvoorbeeld mail verstuurt vanuit kerkrentmeesters@pkngemeente.nl dan is pkngemeente.nl uw afzenddomein) dan kan een ontvangende server zoals hotmail, gmail, etc. verifiëren of LRP wel mag verzenden vanuit kerkrentmeesters@pkngemeente.nl.
Als deze verificatie lukt dan zal de e-mail eerder in de inbox komen. Immers is vast komen te staan dat de verzendserver de mail rechtmatig heeft verzonden.

E-mails die verzonden worden door LRP worden verzonden via Twillio SendGrid.
Om de servers van SendGrid toe te voegen aan de lijst van 'te vertrouwen' mailservers dient sendgrid te worden toegevoegd aan het SPF record van uw domein.
Als u nog geen SPF-record heeft voor uw domein dan kunt er eentje aanmaken met de volgende inhoud:

v=spf1 include:sendgrid.net ~all

Als u al wel over een SPF-record beschikt dan dient u include:sendgrid.net toe te voegen.
Bijvoorbeeld:

v=spf1 a mx include:_spf.google.com include:spf.protection.outlook.com include:sendgrid.net ~all

(let op de regelafbreking)

Nogmaals, bovenstaande aanpassingen mogen alleen door terzake deskundige personen worden doorgevoerd!

Voor meer achtergrondinformatie inzake SPF-records verwijzen wij u naar:

  • documentatie SPF
  • documentatie DKIM