Bewaarplicht financiële gegevens en LRP

1 juli 2022, 1 juli 2022

Bewaarplicht financiële gegevens van bedrijven en LRP

De belastingdienst eist van niet particulieren dat zij hun financiële administratie tenminste 7 jaar bewaren (Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren).

LRP bevat historische financiële gegevens in de vorm van 'voorgaande actiejaren' in fondsen.
De 4 meest recente actiejaren bevatten alle financiële gegevens (incl. ontvangsten in boekstukken). Oudere actiejaren zijn door LRP gearchiveerd en bevatten alleen nog deelnemers, en ontvangsten in CSV-formaat (om te downloaden)
Daarnaast maakt LRP vanaf 2011 elke maand een 'snapshot' van uw fondsen, deze gegevens vindt u terug in de financiële statistieken.

De oudste financiële gegevens in LRP dateren van 2009.
In overeenstemming met de richtlijnen van de Belastingdienst zullen in LRP de actiejaren ouder dan 7 jaar worden verwijderd.
De financiële statistieken ouder dan 7 jaar blijven behouden zodat u deze kunt blijven gebruiken voor het maken van langlopende rapportages over uw fondsen.

Wat moet u doen?

Fiscaal gezien hoeft u niets te doen.
Wellicht wilt u de historische gegevens ouder dan 7 jaar zelf bewaren buiten LRP.
U dient hierbij de AVG-richtlijnen te hanteren voor wat betreft het bewaren en verwerken van persoonsgegevens (zie hieronder).

U kunt voor de actiejaren 2014 en ouder desgewenst:

  1. het overzicht deelnemers exporteren / downloaden in CSV-formaat
  2. de ontvangsten downloaden in CSV-formaat
Wanneer worden de actiejaren ouder dan 7 jaar verwijderd?

Het verwijderen van actiejaren ouder dan 7 jaar zal elk jaar plaatsvinden op of vlak ná 1 september.
Als u de historische gegevens uit LRP wilt blijven bewaren, dan dient u elk jaar bovenstaande acties 1 en 2 zelf uit te voeren vóór 1 september.

AVG-richtlijn voor gegevens die uit LRP worden geëxporteerd:

U bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging en het verdere gebruik van de gegevens. De privacy-wetgeving is op dit punt streng; zorg ervoor dat:

  1. u weet welke gegevens u exporteert,
  2. u deze gegevens alleen aan bevoegde personen ter beschikking stelt,
  3. er een gerechtvaardigd belang is, deze gegevens buiten LRP te gebruiken,
  4. de gegevens goed beveiligd blijven,
  5. u weet wat u moet doen als de gegevens kwijtraken (datalek),
  6. er een verwerkersovereenkomst is, als u de gegevens laat verwerken door een bedrijf.
  7. u afspraken maakt over het verwijderen van de geëxporteerde gegevens.

Voor meer informatie: www.protestantsekerk.nl/privacy