Bewaarplicht financiële gegevens en LRP

1 juli 2022, 1 juli 2022

Bewaarplicht financiële gegevens van bedrijven en LRP (update)

LRP bevat historische financiële gegevens in de vorm van 'voorgaande actiejaren' in fondsen.
De 4 meest recente actiejaren bevatten alle financiële gegevens (incl. ontvangsten in boekstukken). Oudere actiejaren zijn door LRP gearchiveerd en bevatten alleen nog deelnemers, en ontvangsten in CSV-formaat (om te downloaden).

De oudste financiële gegevens in LRP dateren van 2009. (zogenaamde 'geconverteerde' fondsen)
In het kader van efficiency zullen in LRP de actiejaren ouder dan 10 jaar worden verwijderd.
De financiële statistieken zullen op korte termijn komen te vervallen.
U kunt de fondsenrapportage gebruiken voor het maken van langlopende rapportages over uw fondsen.

Wat moet u doen?

Fiscaal gezien hoeft u niets te doen.
Wellicht wilt u de historische gegevens ouder dan 10 jaar zelf bewaren buiten LRP.
U dient hierbij de AVG-richtlijnen te hanteren voor wat betreft het bewaren en verwerken van persoonsgegevens (zie hieronder).

U kunt voor de actiejaren 2011 en ouder desgewenst:

  1. het overzicht deelnemers exporteren / downloaden in CSV-formaat
  2. de ontvangsten downloaden in CSV-formaat
Wanneer worden de actiejaren ouder dan 10 jaar verwijderd?

Het verwijderen van actiejaren ouder dan 10 jaar zal elk jaar plaatsvinden op of vlak ná 1 december.
Als u de historische gegevens uit LRP wilt blijven bewaren, dan dient u elk jaar bovenstaande acties 1 en 2 zelf uit te voeren vóór 1 december.

AVG-richtlijn voor gegevens die uit LRP worden geëxporteerd:

U bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging en het verdere gebruik van de gegevens. De privacy-wetgeving is op dit punt streng; zorg ervoor dat:

  1. u weet welke gegevens u exporteert,
  2. u deze gegevens alleen aan bevoegde personen ter beschikking stelt,
  3. er een gerechtvaardigd belang is, deze gegevens buiten LRP te gebruiken,
  4. de gegevens goed beveiligd blijven,
  5. u weet wat u moet doen als de gegevens kwijtraken (datalek),
  6. er een verwerkersovereenkomst is, als u de gegevens laat verwerken door een bedrijf.
  7. u afspraken maakt over het verwijderen van de geëxporteerde gegevens.

Voor meer informatie: www.protestantsekerk.nl/privacy