Wijziging registratie van ongedoopten

Wijziging in de registratie van ongedoopten

Van 4 op 5 juni 2019 wijzigde de registratie van de meerderjarige ongedoopten in LRP.
In de brief van ds De Reuver (30 april 2019) is deze registratie-wijziging aangekondigd en gemotiveerd.
Hieronder vindt u een toelichting op de wijziging en de acties die u als leden- en bijdragenadministrateur, afhankelijk van de situatie in uw gemeente, kunt ondernemen.

Meegeregistreerden die vóór 5 juni 2019 ongedoopt waren, blijven herkenbaar

Meerderjarige ongedoopten waarvan op 5 juni 2019 automatisch de relatie in meegeregistreerd wordt omgezet én de ongedoopten waarbij dit bij het 18-jaar-worden gebeurt, blijven in LRP herkenbaar.
In het geregistreerde dossier wordt nl. een publieke notitie opgenomen, waarop u kunt selecteren. De notitie begint met de (te selecteren) tekst “Systeemmelding”.

Welke acties zijn denkbaar rond deze registratie-wijziging?

Het antwoord op die vraag kan per gemeente verschillen en is afhankelijk van de samenstelling van het ledenbestand, de manier waarop de registratie de afgelopen periode gevoerd is en het geefgedrag bij financiële acties.
Hieronder treft u informatie aan die voor leden- (LA) en/of bijdragenadministrateur (BA) van belang kan zijn.

Breng de meerderjarige ongedoopten in beeld (LA en/of BA)

U selecteert in het blok Kerkelijk in het veld schrijfstatus: Ingeschreven.

In het blok Overig in het het veld “Gereg. publiek notitieveld bevat”: Systeemmelding.

U krijgt als selectieresultaat de meegeregistreerden die eerst de relatie ongedoopt hadden.

Benadert uw gemeente de ongedoopten voor geldwervingsacties? (BA)

Het algemene beeld is dat (zeer) weinigen uit deze groep een financiële bijdrage doen. Benaderde u de ongedoopten al niet voor financiële acties, dan kunt u dit kopje en het volgende overslaan. Wilt u de (voorheen) ongedoopten wél benaderen, dan zijn er twee opties:

  1. U wilt alle (voorheen) ongedoopten blijven benaderen. Daarvoor is het nodig dat u deze personen in een groep plaatst. U doet dat door een nieuwe selectie te maken zoals onder het kopje Breng de meerderjarige ongedoopten in beeld is beschreven. In het blok Resultaat klikt u op de knop Opslaan als groep (geef de groep een herkenbare naam).

Vervolgens opent u de selectie die aan het fonds is gekoppeld en voegt in het blok Resultaat de groep van (voorheen) ongedoopten toe.

  1. U wilt voortaan alleen de (voorheen) ongedoopten benaderen die in de afgelopen periode enige financiële bijdrage deden. Via een selectie kunt u de (voorheen) ongedoopten die financieel bijdragen in beeld brengen. Eerst selecteert u de (voorheen) ongedoopten. Zie hiervoor het kopje Breng de meerderjarige ongedoopten in beeld. In diezelfde selectie selecteert u in het blokje Financieel vervolgens de personen die een ontvangst hebben in bepaalde fondsen en jaren.

Deze personen geven door hun bijdrage blijk van een zekere verbondenheid met uw gemeente. Te overwegen is om deze personen in overleg met de kerkenraad door de ledenadministrateur als Vriend te laten registreren. En uiteraard om in de selecties voor financiële acties de Vrienden mee te selecteren. De andere optie is om deze personen in een groep op te nemen en deze groep in te sluiten bij de selectie die aan het betreffende fonds is gekoppeld. Zie voor het maken van zo’n groep hetgeen hierboven bij punt 1 is geschreven.

En de ongedoopten zonder financiële bijdrage? (LA)

Bij deze groep is de vraag “Is er sprake van enige blijk van verbondenheid met de (wijk)gemeente?” aan de orde. Het advies is om deze categorie van ongedoopten met de genoemde vraag aan het pastoraat voor te leggen.
Bij een blijk van verbondenheid kan de ledenadministrateur de relatie Vriend aanbrengen.
Is er geen sprake van verbondenheid, dan is geen actie nodig. Meegeregistreerde is de juiste relatie voor deze categorie.

Ten slotte: de samenstelling van de pastorale eenheid (LA)

De privacywetgeving staat niet toe dat meegeregistreerden alleen een pastorale eenheid (PE) vormen. Door de omzetting van meerderjarige ongedoopten naar meegeregistreerde kunnen dergelijke ongeldige PE’s ontstaan.
U ziet als ledenadministrateur op het dashboard (tegel Ongeldige Pastorale eenheden) of hier sprake van is. U kunt vervolgens daarop de gebruikelijke actie ondernemen.
Een ander aandachtspunt vormen de PE-hoofden die meegeregistreerde zijn geworden. In de meeste situaties is dit niet wenselijk. Na de omzetting kunt u gemakkelijk vaststellen of dit in uw (wijk-)gemeente aan de orde is. U gaat vanuit het menu Ledenadministratie naar Controle ledenbestand, kiest in het veld Controle voor de optie Meegeregistreerde PE-hoofden. In voorkomende gevallen kunt u overwegen om tussen de partners een rolwisseling (PE-hoofd <-> Partner) uit te voeren.