Ontvangsten

Handmatig inboeken van ontvangsten in een boekstuk

Voor het handmatig inboeken van ontvangsten is het van groot belang dat er maandelijks verwachte ontvangsten worden gegenereerd. Dit is een taak van de Bijdrageadmistrateur en kan indien gewenst maandelijks worden ingepland.

  • Ga naar het fonds en open huidig jaar
  • Ga naar tabblad Incasso's / Acceptgiro's / iDEAL
  • Genereer incasso's, acceptgiro's en iDEAL e-mails
    • Maak een keuze voor de acceptgiro(brieven of 3 op 1 vel)
    • Vink alle betaalwijze aan
  • Ga verder en de plantaak wordt uitgevoerd Bij het maandelijks genereren worden de verwachte ontvangsten gegenereerd en hierdoor kunt u via "Snelle invoer" gemakkelijk ontvangsten inboeken. Ook vindt er een betere matching plaats, waardoor u bij automatisch ingelezen boekstukken minder last van rode kruizen heeft.

Voor meer informatie, zie hoofdstuk Ontvangsten inboeken in de Handleiding en Snelle invoer ontvangsten

Controle ontvangsten en toezeggingen

Hoe controleer ik of ontvangsten wel gekoppeld zijn aan een toezegging?
Het advies is om maandelijks te controleren of de alle ontvangsten wel gekoppeld zijn aan een toezegging.

Het snelst doet u dit via het tabblad Ontvangsten/Storneringen,

  • dubbelklik op de kolom kop "Nog te onvangen".
  • De blanco cellen hebben geen toezegging!

Zie ook de Handleiding en de kennisbank

Waarom is de ontvangst niet gekoppeld aan de toezegging?

Er kunnen meerdere oorzaken zijn waarom een ontvangst niet aan een toezegging is gekoppled. Het is zaak hier regelmatig op te controleren.
Deze controle voert u het gemakkelijkst als volgt uit:

  • Open overzicht Ontvangsten / storneringen in het fonds
  • Sorteer op kolom Nog te ontvangen op volgorde klein naar groot (klikken op de kolomkop)
  • Hierdoor staan de lege 'cellen' (geen bedrag of € 0,00) bovenaan

Deze lege 'cellen' zijn de ontvangsten die nog niet aan een toezegging gekoppeld zijn.

Zie ook de Handleiding

Boekingen op verkeerd fonds

Dit kan ontstaan door verschillende oorzaken:

  • meerdere fondsen gebruiken eenzefde rekeningnummer en de betaling bevatte onvoldoende informatie om het juiste fonds te selecteren.
  • een geregistreerde is deelnemer in meerdere fondsen en de betaling bevatte onvoldoende informatie om het juiste fonds te selecteren.

U kunt de zogenaamde 'matching' verbeteren door in het fonds / actiejaar een vinkje te plaatsen bij Toekennen via betalingskenmerk

Zie ook de Handleiding

Ontvangsten kerkbalans per wijk uitsplitsen

Als u kerkbalans op gemeenteniveau uitgevoerd en dan kunt u niet opslplitsen naar wijkgemeente.

De export in de overzichten in het Actiejaar (Selectie, Uitnodigingen, Deelnemers, Ontvangsten / storneringen) bevatten allemaal de wijkgemeente van de deelnemer. Op deze manier kunt u in uw spreadsheetprogramma eenvoudig een verdeling naar wijkgemenete maken.

Als u periodiek een vergelijk wilt maken tussen toezeggingen/ontvangsten per wijk, dan moet u periodiek voorgaande export genereren.

In het fonds is ook een statistiek die maandelijks draait, deze geeft informatie over het geheel en niet per wijk.

Ontvangst opsplitsen

Splitsen van bedragen die automatisch zijn ingelezen, is alleen mogelijk binnen een geregistreerde. Bijvoorbeeld: u ontvangt een bedrag van € 500,00 van geregistreerde X, € 400,00 voor AKB, € 50,00 voor de Zending en € 50,00 het onderhoudsfonds

Hoe boek je dan in de volgende situatie?
De vader betaalt voor de zoon, maar ieder heeft een eigen toezegging en een eigen PE op verschillende adressen. In deze situatie moet/mag je niet splitsen, maar moet u het rode kruis verwijderen. Vervolgens kan het bedrag via een handmatig boekstuk worden opgevoerd. Bijvoorbeeld € 500,00 voor de vader en € 50,00 bij de zoon.

Ontvangsten zichtbaar voor andere bijdrageadministrateur

Waarom zijn boekstukken voor alle bijdrageadministrateurs inzichtelijk?

Dit is een punt dat bij het ontwerp van LRP uitgebreid is besproken en waarvoor uiteindelijk de huidige functionaliteit is ontwikkeld.
Boekstukken (met daarin de afschrift informatie) zijn voor alle BA'-ers toegankelijk.
In de meeste gemeenten is het nl. zo, dat op één IBAN bijdragen voor meerdere fondsen voorkomen.
Het werd niet als haalbaar en ook niet als wenselijk beschouwd om de gemeenten te 'dwingen' om voor elke actie een aparte IBAN te openen.

Op het moment dat je een dagafschrift inleest en er kandidaatstransacties worden gemaakt,
is het voor LRP niet altijd zeker dat op het juiste fonds wordt geboekt en soms kan er helemaal geen match worden gemaakt.
In die systematiek dat één boekstuk vaak betrekking heeft op meerdere fondsen is het nodig dat de BA's van die fondsen ook toegang tot dat boekstuk hebben.