Voor het handmatig inboeken van ontvangsten is het van groot belang dat er maandelijks verwachte ontvangsten worden gegenereerd. Dit is een taak van de Bijdrageadmistrateur en kan indien gewenst maandelijks worden ingepland.
Bij het maandelijks genereren worden de verwachte ontvangsten gegenereerd en hierdoor kunt u via "Snelle invoer" gemakkelijk ontvangsten inboeken. Ook vindt er een betere matching plaats, waardoor u bij automatisch ingelezen boekstukken minder last van rode kruizen heeft.
Voor meer informatie, zie hoofdstuk Ontvangsten inboeken in de Handleiding en Snelle invoer ontvangsten
Hoe controleer ik of ontvangsten wel gekoppeld zijn aan een toezegging?
Het advies is om maandelijks te controleren of alle ontvangsten wel gekoppeld zijn aan een toezegging.
Het snelst doet u dit via het tabblad Ontvangsten/Storneringen,
Zie ook de Handleiding en de kennisbank
Er kunnen meerdere oorzaken zijn waarom een ontvangst niet aan een toezegging is gekoppeld. Het is zaak hier regelmatig op te controleren.
Deze controle voert u het gemakkelijkst als volgt uit:
Dit kan ontstaan door verschillende oorzaken:
Zie ook de Handleiding
Als u kerkbalans op gemeenteniveau uitgevoerd en dan kunt u niet opsplitsen naar wijkgemeente.
De export in de overzichten in het Actiejaar (Selectie, Uitnodigingen, Deelnemers, Ontvangsten / storneringen) bevatten allemaal de wijkgemeente van de deelnemer. Op deze manier kunt u in uw spreadsheetprogramma eenvoudig een verdeling naar wijkgemeente maken.
Als u periodiek een vergelijk wilt maken tussen toezeggingen/ontvangsten per wijk, dan moet u periodiek voorgaande export genereren.
In het fonds is ook een statistiek die maandelijks draait, deze geeft informatie over het geheel en niet per wijk.
Splitsen van bedragen die automatisch zijn ingelezen, is alleen mogelijk binnen een geregistreerde. Bijvoorbeeld: u ontvangt een bedrag van € 500,00 van geregistreerde X, € 400,00 voor AKB, € 50,00 voor de Zending en € 50,00 het onderhoudsfonds
Hoe boek je dan in de volgende situatie?
De vader betaalt voor de zoon, maar ieder heeft een eigen toezegging en een eigen PE op verschillende adressen.
In deze situatie moet/mag je niet splitsen, maar moet u het rode kruis verwijderen.
Vervolgens kan het bedrag via een handmatig boekstuk worden opgevoerd. Bijvoorbeeld € 500,00 voor de vader en € 50,00 bij de zoon.
Waarom zijn boekstukken voor alle bijdrageadministrateurs inzichtelijk?
Dit is een punt dat bij het ontwerp van LRP uitgebreid is besproken en waarvoor uiteindelijk de huidige functionaliteit is ontwikkeld.
Boekstukken (met daarin de afschrift informatie) zijn voor alle BA'-ers toegankelijk.
In de meeste gemeenten is het nl. zo, dat op één IBAN bijdragen voor meerdere fondsen voorkomen.
Het werd niet als haalbaar en ook niet als wenselijk beschouwd om de gemeenten te 'dwingen' om voor elke actie een aparte IBAN te openen.
Op het moment dat je een dagafschrift inleest en er kandidaatstransacties worden gemaakt,
is het voor LRP niet altijd zeker dat op het juiste fonds wordt geboekt en soms kan er helemaal geen match worden gemaakt.
In die systematiek dat één boekstuk vaak betrekking heeft op meerdere fondsen is het nodig dat de BA's van die fondsen ook toegang tot dat boekstuk hebben.