Ontvangsten

Handmatig inboeken van ontvangsten in een boekstuk

Voor het handmatig inboeken van ontvangsten is het van groot belang dat er maandelijks verwachte ontvangsten worden gegenereerd. Dit is een taak van de Bijdrageadmistrateur en kan indien gewenst maandelijks worden ingepland.

  • Ga naar het fonds en open huidig jaar
  • Ga naar tabblad Incasso's / Acceptgiro's / iDEAL
  • Genereer incasso's, acceptgiro's en iDEAL e-mails
    • Maak een keuze voor de acceptgiro(brieven of 3 op 1 vel)
    • Vink alle betaalwijze aan
  • Ga verder en de plantaak wordt uitgevoerd Bij het maandelijks genereren worden de verwachte ontvangsten gegenereerd en hierdoor kunt u via "Snelle invoer" gemakkelijk ontvangsten inboeken. Ook vindt er een betere matching plaats, waardoor u bij automatisch ingelezen boekstukken minder last van rode kruizen heeft.

Invoeren van ontvangsten via "Snelle invoer".

  • Ga naar Bijdrageadministratie-ontvangsten storneringen-nieuw
  • Kies handmatig
  • Ga naar tabblad "Snelle invoer"
  • Kies het fonds waarvoor u de ontvangsten wilt inboeken - kies het jaar - kies de maand
  • Via "Toon zoekveld" kunt u eventueel de betalingswijze beperken
  • Via dubbel klikken op de juiste persoon of via regel selecteren en de knop bevestig ontvangst, wordt de ontvangst verwerkt.

Voor meer informatie, zie hoofdstuk Ontvangsten inboeken in de Handleiding

Controle ontvangsten en toezeggingen

Hoe controleer ik of ontvangsten wel gekoppeld zijn aan een toezegging?
Het advies is om maandelijks te controleren of de alle ontvangsten wel gekoppeld zijn aan een toezegging.

Het snelst doet u dit via het tabblad Ontvangsten/Storneringen,

  • dubbelklik op de kolom kop "Nog te onvangen".
  • De blanco cellen hebben geen toezegging!

Zie ook de Handleiding en de kennisbank

Waarom is de ontvangst niet gekoppeld aan de toezegging?

Het probleem wordt veroorzaakt door een menselijke fout, omdat bij het invoeren van de toezeggingen niet op de knop opslaan geklikt wordt.
Zodra er op de knop opslaan wordt geklikt, draait er een script die zoekt naar reeds ontvangen bedragen/ontvangsten en wordt de koppeling gelegd.

Omdat het invoeren handwerk is en er ook vaak gewerkt wordt met meerdere tabbladen, adviseren wij nadrukkelijk om periodiek een controle uit te voeren.

Deze controle voert u het gemakkelijkst als volgt uit:

  • Open het fondsjaar
  • Ga naar het tabblad "Ontvangsten/Storneringen"
  • Dubbelklik op de kop "Nog te ontvangen", waardoor de kolom wordt geselecteerd
  • Vervolgens indien van toepassing ziet u bovenaan lege cellen(dus geen bedrag of €0,00)

Deze lege cellen zijn de ontvangsten die nog niet aan een toezegging gekoppeld zijn.

Zie ook de Handleiding

Ontvangsten overig contact

Tijdens het inboeken van een boekstuk stonden de "oude overige contacten" onder "Type persoon" Overig contacten. De nieuwe overige contacten zijn terug te vinden onder "Type geregistreerde", omdat deze nu ook een geregistreerde nummer hebben.

Zie ook de Handleiding

Boekingen op verkeerd fonds

De oorzaak hiervan ligt in het feit dat hetzelfde rekeningnummer gebruikt wordt voor meerdere fondsen.
Als een geregistreerde in meerdere fondsen voorkomt, wordt de meest logische match uitgevoerd.
Het vinkje "toekennen via betalingskenmerk" voorkomt dit.

Zie ook de Handleiding

Ontvangsten kerkbalans per wijk uitsplitsen

Als u kerkbalans op gemeenteniveau uitgevoerd en dan heb je geen opsplitsing per wijkgemeente.

Wel kunt u op elk gewenst moment vanuit het fonds een export genereren van waaruit u een opsplitsing per wijk kunt maken. Zie fondsjaar-tabblad Export.
De csv die u daar genereert geeft uitgebreide informatie van waaruit u diverse analyse kunt maken.

Als u periodiek een vergelijk wilt maken tussen toezeggingen/ontvangsten per wijk, dan moet u periodiek voorgaande export genereren.

In het fonds is ook een statistiek die maandelijks draait, deze geeft informatie over het geheel en niet per wijk. Zie fondsjaar-tabblad statistiek.

Wilt u wijk georiënteerd werken dan moet u bij de start van een nieuw fondsjaar moeten starten met wijkfondsen die u op gemeenteniveau kunt samenvoegen in een verzamelfonds. De verwerking geschiedt dan per wijk en in het verzamelfonds heeft u een totaal overzicht.

Ontvangst opsplitsen

Splitsen van bedragen die automatisch zijn ingelezen, is alleen mogelijk binnen een geregistreerde. Bijvoorbeeld: u ontvangt een bedrag van €500,00 van geregistreerde X, €400,00 voor AKB, €50,00 voor de Zending en € 50,00 het onderhoudsfonds

Hoe boek je dan in de volgende situatie? De vader betaalt voor de zoon, maar ieder heeft een eigen toezegging en een eigen PE op verschillende adressen. In deze situatie moet/mag je niet splitsen, maar moet het rode kruis verwijderd worden. Vervolgens kan het bedrag via een handmatig boekstuk worden opgevoerd. € 500,00 voor de vader en € 50,00 bij de zoon.