Bezoeken

AVG en de registratie van bezoeken

Hoe verhoudt zicht het registreren van vertrouwelijke informatie in LRP en de wet op de privacy.
Hierbij valt met name te denken aan de registratie door pastorale medewerkers (incl. predikant).

Uitgangspunt van de registratie in LRP is het onderscheid dat LRP maakt tussen publieke, pastorale en persoonlijke notities:

  • publieke notities zijn zichtbaar voor de gebruikers binnen uw (wijk)gemeente die toegang hebben tot de gegevens van de betreffende geregistreerde in LRP. Hierin wordt uiteraard geen vertrouwelijke informatie vastgelegd.
  • pastorale notities zijn alleen zichtbaar voor de pastorale werkenden binnen uw (wijk)gemeente die toegang hebben tot de gegevens van de betreffende geregistreerde in LRP. Hierin wordt uiteraard geen vertrouwelijke informatie vastgelegd.
  • persoonlijke notities zijn vertrouwelijk en alleen in te zien door de pastoraal werkende die ze zelf heeft gemaakt. Als de betreffende pastoraal werkende geen gebruiker (meer) is in LRP dan worden deze persoonlijke notities automatisch verwijderd.
    Overigens is het niet verplicht om persoonlijke notities in LRP (of een computer) vast te leggen.

Puntsgewijs:

  • De ledenregistratie (LRP) voldoet aan de huidige eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
  • Wat betreft de techniek, de inhoud en de toegang van de gegevens is het systeem veilig is worden niet meer gegevens geregistreerd dan nodig is.
  • Daarnaast is de kerkorde ook helder: iedereen die met gegevens werkt van de kerk is gehouden tot geheimhouding, niemand hoeft daarvoor een formulier te ondertekenen, die regel is op iedereen van toepassing.
  • Gegevens die u binnen uw gemeente deelt mogen dus niet (zomaar) doorgegeven worden.
  • Het inzien van de aanleiding van een bezoek valt binnen het "gerechtvaardigd belang" t.b.v. het leven en werken binnen uw gemeente en mag u delen (binnen uw gemeente).
  • Een eventueel bezoekverslagen zelf is niet in te zien!

Zie ook de privacy website van de PKN.

Bezoeken of notities verplaatsen

Bezoeken of notities verplaatsen naar een andere geregistreerde?

Als u ingelogd bent met de Pastorale sleutel dan kunt u indien gewenst de bezoeken verplaatsen naar een andere geregistreerde.
Dus bij een overleden of vertrokken persoon kunt u gaan naar de bezoeken-tabblad verplaatsen en de bezoeken overzetten naar een achtergebleven persoon.
Dit zelfde geldt voor de notities.

Zie ook de handleiding