Updates 2018

Updates 2018

10 december 2018

Ledenadministratie en Bijdragenadministratie

  • Overige contacten:
    • er zijn 'nieuwe' overige contacten, die u in een groep kunt opnemen. Die groep is weer toe te voegen aan een selectie, waar ook de selectiecriteria voor andere geregistreerden voorkomen. Zo ontstaat een selectieresultaat waarin geregistreerden en overige contacten samen voorkomen.
    • De leden- én de bijdragenadministrateur kunnen de 'oude' overige contacten converteren naar 'de nieuwe'.
    • Eind maart verdwijnen de oude overige contacten.
    • Gedetailleerde informatie over het gebruik en de conversie vindt u hier.
  • Bij vorming nieuwe wijkgemeenten / verplaatsen van geregistreerden werd de PE-aanhef niet vervuld. Dit is gecorrigeerd, ontbrekende velden met PE-aanhef zijn toegevoegd.
  • Kopiëren van een oude selectie leverde een foutmelding op; dit is opgelost.
  • De nieuwe selecties kunnen vanaf mei / juni 2019 aan de fondsen worden gekoppeld; voor de komende acties blijven de "oude" selecties dus nog in gebruik.

Bijdragenadministratie

  • omnummering SKG-rekeningnummers is uitgevoerd op 5 november 2018.
  • invoer toezeggingen: keuze van betaaltermijnen is vernieuwd.
  • openen van een fondsjaar is sneller gemaakt.

23 oktober 2018

Ledenadministratie , Bijdragenadministratie en Lokaal beheer

  • Nieuwe selecties:
    • naar aanleiding van verzoeken van gebruikers is de (vrije) export van het selectieresultaat weer per veld te exporteren;
    • de gekozen sortering én exportvelden worden bij de betreffende selectie bewaard;
    • een beperkt aantal gebruikers ervoer bij het invullen van de nieuwe selectievragen een soms hinderlijke traagheid. Dit probleem is verholpen;
    • de oude en de nieuwe selecties blijven tot mei / juni 2019 naast elkaar bestaan; daarna wordt de oude selectiefunctie verwijderd. Zo hebben m.n. bijdragen- administrateurs de tijd om de financiële selecties opnieuw te maken in de nieuwe selecties;
    • in het overzicht van selecties is helemaal links een slotje opgenomen; dat geeft aan of u een selectie gedeeld heeft of niet.
  • Het maken van een groep op basis van een import van geregistreerde nummers is verbeterd; was er eerst de beperking van het xlsx-formaat, nu is het mogelijk om vanuit elk willekeurig (spreadsheet)programma de gereg.nummers van personen te kopiëren en deze in de nieuwe importfunctie te plakken.
  • Blijkgevers van verbondenheid zijn Vriend geworden; eerder dit jaar heeft de Synode tot deze wijziging van besloten, vanaf heden ziet u deze in alle schermen en output van LRP terug.

Ledenadministratie

  • Overzichten Via de oude selecties kunt u tot mei / juni 2019 overzichten van verjaardagen en huwelijksjubilea aanmaken. Daarna wordt de oude selectiefunctie verwijderd.
    De afgelopen maanden zijn op basis van ontvangen wensen verbeteringen gerealiseerd, die ervoor moeten zorgen dat u de oude selecties voor de twee genoemde overzichten ook echt niet meer nodig heeft.
    • u kunt de sortering van de etiketten die u op basis van de overzichten kunt maken, nu zelf kiezen.
    • bij de overzichten Verjaardagen en Jubilea is een tweede exportknop (Naar CSV - uitgebreid) gemaakt. Deze export bevat de velden die gebruikers met wat verdergaande wensen t.a.v. deze overzichten nodig (kunnen) hebben.
  • de oude en de nieuwe selecties blijven tot mei / juni 2019 naast elkaar bestaan; zo heeft u de tijd om na de drukke kerkbalans- periode de financiële selecties opnieuw te maken in de nieuwe selecties. Daarbij moeten eventuele extra insluitingen en uitsluitingen die in de oude selecties onder de gelijknamige tabbladen zijn gemaakt, naar groepen worden overgezet, deze kunnen vervolgens in de nieuwe selecties worden opgenomen.

Lokaal beheer

  • In het gebruikersbeheer is een kolom Overleden toegevoegd; er komen nl. nogal wat overleden personen als gebruiker in LRP voor. Het verzoek is om deze overleden personen te verwijderen als gebruiker en de opvolger(s) als nieuwe gebruiker met het eigen e-mailadres op te voeren. Zo voorkomt u dat mailberichten die soms vanuit het LRP-team naar gebruikers worden gestuurd, bij (de nabestaanden van) overleden personen terechtkomen.
    In het verlengde hiervan een dringende verzoek: zorg ervoor dat uw gebruikers als zodanig met geldige en werkende e-mailadressen zijn geregistreerd. Al proberen we mailverzending tot een minimum te beperken, soms is het nodig om gebruikers rechtstreeks te informeren over een bepaalde ontwikkeling (voorbeeld: het tijdstip van het afsluiten van de oude selecties).

1 oktober 2018

Ledenadministratie, bijdragenadministratie en Lokaal beheer

  • Op 1 oktober is de update uitgevoerd van het Mendix platform waar LRP gebruik van maakt. In principe heeft dit geen functionele wijzigingen opgeleverd, op één na: wanneer de gebruiker (of de lokaal beheerder) het wachtwoord wil wijzigen, dan kan er geklikt worden op de knop Bewerken die achter de gebruikersnaam is opgenomen.
  • De problemen met Edge zijn opgelost, zodat LRP weer met deze browser is te gebruiken.
  • Nieuwe selecties:
    • in het blok Burgerlijk is het selectiecriterium Geslacht toegevoegd
    • in het overzicht is d.m.v. een slotje aangegeven of een selectie al dan niet gedeeld is met andere gebruikers

Lokaal beheer

  • Op 15 oktober a.s. gaat FRIS (Financieel Rapportage en Informatie Systeem) in productie. Dit systeem helpt gemeenten om op een gemakkelijke wijze begrotingen en jaarrekeningen te maken.
    In LRP kan binnenkort door de lokaal beheerder worden vastgelegd wie toegang hebben tot FRIS (FRIS controleert bij LRP of iemand die inlogt daartoe bevoegd is). In het Gemeente- overzicht is een nieuw tabblad zichtbaar, genaamd: FRIS. Het verzoek is om daar op aangeven van de kerkenraad de functionarissen in te voeren die toegang krijgen tot FRIS.
  • Van de SKG heeft uw gemeente bericht gekregen dat tussen 1 en 5 november a.s. alle SKG-rekeningnummers worden gewijzigd. Wij verwerken op 5 november a.s. deze omnummering in LRP, u hoeft daar als lokaal beheerder geen actie op te nemen.

Ledenadministratie

  • Vanuit het geregistreerde dossier kunt u een formulier nieuw-ingekomenen afdrukken.

Bijdragenadministratie

  • Digitale betalingsuitnodiging: i.s.m. SKG is ervoor gezorgd, dat na het klikken op de link naar de betalingsuitnodiging in het SKG scherm het e-mailadres van het gemeentelid wordt vermeld (dat hoeft het gemeentelid dus niet meer zelf in te vullen). Tevens is de aanhef van de bevestiging van de ontvangst verbeterd.
  • Het fondsjaar 2016 is gearchiveerd. U kunt dus geen wijzigingen op deelnemers meer aanbrengen en via boekstukken kunt u geen ontvangsten en storneringen meer invoeren op dit jaar. Ook zijn Verzameldocumenten verwijderd.
  • Van de SKG heeft uw gemeente bericht gekregen dat tussen 1 en 5 november a.s. alle SKG-rekeningnummers worden gewijzigd. Wij verwerken op 5 november a.s. deze omnummering in LRP, u hoeft daar als bijdragenadministrateur geen actie op te nemen.
  • Nieuwe selecties:
    • de nieuwe selecties kunnen vanaf mei / juni 2019 aan de fondsen worden gekoppeld; voor de komende acties blijven de "oude" selecties dus nog in gebruik.

10 juli 2018

Ledenadministratie, bijdragenadministratie en lokaal beheer

  • De nieuwe selectiefunctie is in productie. U kunt deze gebruiken in combinatie met de Uitdraai functie (etiketten, kaarten, etc.) en de Vrije export. We verwachten dat u in het najaar de nieuwe selecties ook aan fondsen kunt koppelen, nu is dat nog niet het geval. De ‘oude’ selecties kunt u nog tot het voorjaar van 2019 gebruiken. Meer informatie vindt u hier én in de (eveneens nieuwe) helpfunctie van de selecties.

  • De nieuwe indeling van de classicale vergaderingen en ringen is in LRP doorgevoerd, lokaal beheerders en ledenadministrateurs zien bij de Algemene gemeente-gegevens nu zowel de (nieuwe) classis als de ring waartoe de gemeente behoort.

Ledenadministratie

  • De nieuwe standaard-overzichten zijn bij elkaar gebracht onder het menu-item Overzichten.
  • Toevoeging van velden aan de exports van enkele overzichten:
    • Overledenen: de voornamen
    • Levensmomenten > Verjaardagen: roepnaam en voorkeurslid (ja/nee)
    • Nieuw-ingekomenen: geboortedatum

Bijdragenadministratie

  • In het kader van de AVG én om opslagruimte vrij te maken is besloten om bij het afsluiten van een boekjaar ook de verzameldocumenten van dat boekjaar te verwijderen. Dat gebeurt op 1 september a.s., tegelijk met het afsluiten van het boekjaar 2016. In de eerste helft van september worden ook de verzameldocumenten van de al eerder afgesloten boekjaren 2012 t/m 2015 verwijderd.
  • De nieuwe standaard-overzichten zijn bij elkaar gebracht onder het menu-item Overzichten

21 juni 2018

Ledenadministratie, bijdragenadministratie en lokaal beheer

  • Problemen met de Edge browser: na de laatste Windows update kunt u via deze browser niet meer (goed) werken met LRP; onze leverancier zoekt naar een oplossing. Totdat deze gevonden is adviseren wij u om gebruik te maken van Firefox of Google-Chrome.

Pastoraal werk

  • de oefenomgeving voor pastorale gebruikers (lrp-oefen.pkn.nl) is sinds de introductie van de nieuwe pastorale versie niet meer beschikbaar. De aanleiding hiervoor ligt in de techniek. Inhoudelijk gezien is het niet echt noodzakelijk om een nieuwe PW-oefenomgeving in te richten: in de huidige pastorale versie kan zo weinig gemuteerd worden en deze is dermate gebruiksvriendelijk, dat de kosten voor een PW-oefenomgeving vooralsnog niet als een verantwoorde investering worden gezien.

  • Toevoeging van velden aan de exports van enkele overzichten:

    • Overledenen: de voornamen
    • Levensmomenten > Verjaardagen: roepnaam en voorkeurslid (ja/nee)
    • Nieuw-ingekomenen: geboortedatum

11 juni 2018

Ledenadministratie

  • Een nieuw overzicht: Bezoeken per pastorale eenheid.

    • Doel van dit overzicht is om snel en gemakkelijk in beeld te brengen welke pastorale eenheden (evt.: vanaf een bepaalde datum) wel of niet zijn bezocht.
    • Bij het filteren van bezochte en niet-bezochte PE's 'kijkt' het overzicht naar alle leden van een pastorale eenheid. Voorbeeld: als zowel bij het PE-hoofd, de partner en het kind bezoeken zijn aangebracht en het bij de partner afgelegde bezoek het laatste is, dan wordt deze datum getoond.
    • U kunt dit overzicht per wijkgemeente (evt voor één of meerdere secties) aanmaken.
  • Overzichten verjaardagen, jubilea, gedenkdagen overlijden partner en nieuw-ingekomenen: in de CSV-export zijn telefoonnummers en e-mailadressen toegevoegd.

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

    • Om alle gebruikers van LRP attent te maken op de nieuwe privacyregels wordt bij het exporteren van gegevens uit de leden- en bijdragenadministratie een tekst getoond waarin gewezen wordt op het belang van de naleving van de privacy-regels.
    • Verwijdering van geregistreerden op tabblad Historie: de komende weken zullen alle personen die langer dan twee jaar geleden zijn overleden, uitgeschreven of vertrokken worden verwijderd. Voor de meegeregistreerden geldt, dat deze allemaal uit de Historie zullen worden verwijderd.
  • Problemen met de Edge browser na de laatste Windows update kunt u via deze browser niet meer (goed) werken met LRP; onze leverancier zoekt naar een oplossing. Totdat deze gevonden is adviseren wij u om gebruik te maken van Firefox of Google-Chrome.

Bijdragenadministratie

  • Voor het verzenden van e-mails wordt vanaf 1 juni 2018 gebruik gemaakt van de technische faciliteiten van Sendgrid. Na grondige testen hebben we kunnen vaststellen dat het aantal mails dat in de spambox van de ontvanger terecht komt veel kleiner is dan nu het geval is. Een 100% garantie dat e-mails uit LRP niet als spam worden gezien, kan niet worden gegeven. Wel kunt u zélf dit risico beperken door zo weinig mogelijk extra links en afbeeldingen op te nemen in de e-mails die u vanuit LRP verstuurt. Verder is het raadzaam om bij uw gemeenteleden aan te kondigen rond welke data zij e-mail vanuit LRP zullen ontvangen, zodat zij rond die tijd hun spambox kunnen controleren op berichten die door LRP zijn verzonden en deze te markeren als 'geen spam'.

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

    • Om alle gebruikers van LRP attent te maken op de nieuwe privacyregels wordt bij het exporteren van gegevens uit de leden- en bijdragenadministratie een tekst getoond waarin gewezen wordt op het belang van de naleving van de privacy-regels.
    • Verwijdering van historische geregistreerden: de komende weken zullen in tabblad Historie alle personen die langer dan twee jaar geleden zijn overleden, uitgeschreven of vertrokken worden verwijderd. Voor de meegeregistreerden geldt, dat deze allemaal uit de Historie zullen worden verwijderd.
  • Problemen met de Edge browser: na de laatste Windows update kunt u via deze browser niet meer (goed) werken met LRP; onze leverancier zoekt naar een oplossing. Totdat deze gevonden is adviseren wij u om gebruik te maken van Firefox of Google-Chrome.

Pastoraal werk

  • Een nieuw overzicht: Bezoeken per pastorale eenheid.

    • Doel van dit overzicht is om snel en gemakkelijk in beeld te brengen welke pastorale eenheden (evt.: vanaf een bepaalde datum) wel of niet zijn bezocht.
    • Ook geeft dit overzicht desgewenst alle PE’s, met de mogelijkheid om het PE / gereg. dossier te openen.
    • Bij het filteren van bezochte en niet-bezochte PE's 'kijkt' het overzicht naar alle leden van een pastorale eenheid. Voorbeeld: als zowel bij het PE-hoofd, de partner en het kind bezoeken zijn aangebracht en het bij de partner afgelegde bezoek het laatste is, dan wordt deze datum getoond.
  • Het overzicht geregistreerden is verbeterd: in plaats van de kolom Gebied zijn nu aparte kolommen voor de wijkgemeente en de sectie opgenomen.

  • Om te voorkomen dat mutatiemeldingen per ongeluk worden verwijderd, is een "Zeker weten?" vraag toegevoegd.

  • De overzichten Mutatiemeldingen en Levensmomenten kunt u nu ook naar CSV exporteren.

  • Via het menu Help kunt u naast de handleiding nu direct naar de Update informatie, en de maandelijkse nieuwsbrief. Tevens kunt u via de optie Contact naar LRP-netwerk en desgewenst via het contactformulier een vraag of probleem aan de helpdesk voorleggen.

  • Problemen met de Edge browser: na de laatste Windows update kunt u via deze browser niet meer (goed) werken met LRP; onze leverancier zoekt naar een oplossing. Totdat deze gevonden is adviseren wij u om gebruik te maken van Firefox of Google-Chrome.

19 april 2018

Leden- en Bijdragenadministratie

Met deze update heeft u de beschikking gekregen over een vijftal overzichten; door middel van overzichten kunnen snel en eenvoudig veelgebruikte ’selecties’ worden gemaakt.
Het gaat hierbij om de volgende overzichten:

  • Verjaardagen
  • Jubilea
  • Gedenkdagen
  • Nieuw ingekomenen
  • Overledenen

U kunt elk overzicht aan uw wensen aanpassen door eenvoudige filters voor bv. de periode, leeftijd, kroonjaren en/of lidsoorten in te stellen. Van het resultaat kunt u etiketten maken, ook is een CSV-export mogelijk. De ingestelde filters zijn dermate snel en gemakkelijk in te stellen, dat er geen 'bewaar'-functie is gemaakt.
Met deze vijf overzichten is er een veel eenvoudiger alternatief gekomen voor de huidige selecties, die door veel gebruikers als te complex worden ervaren. In paragraaf 2.20 van de LA handleiding worden de overzichten toegelicht.

Pastoraal werk

Met deze update heeft u (naast de al bestaande overzichten van verjaardagen, jubilea en gedenkdagen overlijden partner) de beschikking gekregen over de overzichten van nieuw-ingekomenen en overleden. In beide gevallen kiest u de periode waarvan u de inschrijvingen in uw (wijk)gemeente of de overlijdens hebben plaatsgevonden; het overzicht wordt dan direct aangemaakt.

3 januari 2018

Ledenadministratie

  • Bij verhuizing van een kind van het ouderlijk adres naar een eigen adres binnen de (wijk)gemeente krijgt het kind een eigen / nieuwe PE en wordt verwijderd uit de PE van de ouders.
  • Formulier nieuw-ingekomenen: toegevoegd zijn het vorig adres en het e-mailadres
  • In het geregistreerde dossier wordt de datum Einde verbintenis nu (ook in enkele specifieke gevallen) met de juiste datum gevuld.
  • Een geregistreerde kan in meer dan één PE voorkomen. Tot nu toe was het zo, dat één van die PE’s vanuit het geregistreerde dossier kon worden verwijderd. Dat zorgde soms voor onterechte verwijderingen van PE’s. Daarom kan een PE nu alleen vanuit het menu Ledenadministratie > Pastorale eenheden verwijderd worden.

Pastoraal werk

  • Formulier nieuw-ingekomenen: toegevoegd zijn het vorig adres en het e-mailadres