Updates 2017

Bijdragenadministratie

• Voor het verzenden van e-mails wordt sinds begin december gebruik gemaakt van de diensten van Sendgrid. Daarmee is de kans dat (m.n.) uw digitale toezeggingsuitnodigingen voor de actie kerkbalans als Spam worden aangemerkt, sterk verkleind.
• Er zijn maatregelen genomen om het openen van jaren en tabbladen in fondsen te versnellen.
• Als in een fonds het verzameldocument met de toezeggingsbrieven en -mails is aangemaakt, dan kan (door het verwijderen van de ‘papieren’ toezeggingsbrief in tabblad Uitnodigingen) voor een gemeentelid alsnog een mail worden aangemaakt, zodat het doen van een digitale toezegging mogelijk is.

Ledenadministratie

• Uitschrijfformulier: de opmaak is verbeterd én u kunt dit formulier nu (ook) vanuit het geregistreerde dossier aanmaken (voor de hele pastorale eenheid of voor een bepaalde persoon).
• Groepen: er kunnen nu 10 groepen tegelijk worden herbepaald.
• Een geregistreerde kan nu ook vanuit zijn geregistreerde dossier aan een groep worden toegevoegd of uit een groep worden verwijderd. Groepen waarvan de eigenaar heeft bepaald dat alleen hij mutaties mag aanbrengen, kunnen niet door andere gebruikers worden gewijzigd.

Bijdragenadministratie

• Toezeggingen (ook met automatische incasso als betaalwijze) uit kerkbalans fondsen kunnen worden overgezet naar het volgende jaar; deze mogelijkheid was met de komst van SEPA geblokkeerd. Op verzoek van gemeenten die van hun leden een machtiging voor automatische incasso tot wederopzegging hebben ontvangen, is de blokkade om ook deze toezeggingen automatisch over te zetten, verwijderd. Voor de precieze werkwijze plaatsen we binnenkort een artikel op LRP-netwerk (Actueel > Artikelen > Overzetten toezeggingen fonds herhaaldelijk incasseren / vrij bedrag).
• Aanmaak herinneringen:: wanneer in een fonds gebruik wordt gemaakt van digitaal herinneren en er alléén achterstanden zijn bij personen die digitaal moeten worden herinnerd, geeft LRP de melding dat er geen herinneringen zijn gemaakt. Nu wordt deze melding alleen getoond als er noch papieren, noch digitale herinneringen zijn aangemaakt.
• Aanmaken van looplijst op basis van het CSV-bestand van tabblad Uitnodigingen: in dit bestand was de PE-relatie in zeer beperkte gevallen leeg of niet correct gevuld. Deze fout is hersteld.
• Het inboeken van kandidaat transacties is nu ook mogelijk vanuit tabblad Alles;
  de knop Inboeken in dat tabblad zorgt ervoor dat de toegekende kandidaat transacties uit de tabbladen Geregistreerden, Overige contacten en Onbekende betalers in één keer worden ingeboekt.
• Verwijderen van SKG/iDeal e-mails: nadat u e-mails met uitnodiging voor het doen van een toezegging of betaling heeft aangemaakt, kunt u individuele e-mails die bij nader inzien toch niet verzonden moeten worden, verwijderen. U gaat hiervoor naar tabblad Verzameldocumenten > SKG / iDEAL e-mails.

Pastoraal Werk

• Uitschrijfformulier: de opmaak is verbeterd én u kunt dit formulier nu (ook) vanuit het geregistreerde dossier aanmaken voor de hele pastorale eenheid of voor een bepaalde persoon.
• Groepen: er kunnen nu 10 groepen tegelijk worden herbepaald.
• Een geregistreerde kan nu ook vanuit het geregistreerde dossier aan een groep worden toegevoegd of uit een groep worden verwijderd. Groepen waarvan de eigenaar heeft bepaald dat er geen mutaties mogen worden aangebracht ("Schrijven = nee") aanbrengen, kunnen niet door andere gebruikers worden gewijzigd.

Ledenadministratie - Bijdragenadministratie - Pastoraal Werk

Verbetering van registratie van notities

Tot op heden had u als pastoraal werkende, leden- en bijdragenadministrateur de mogelijkheid om bij een geregistreerde én bij een pastorale eenheid een persoonlijke en een publieke notitie vast te leggen. Dat leverde in het gebruik nogal eens verwarring op.

Vanaf heden ziet u bij de pastorale eenheid op de bekende plaats een nieuw tabblad: “Notities van alle PE-leden”. Alle persoonlijke en publieke notities die u bij de individuele PE-leden maakt(e), worden op dit tabblad getoond.
U kunt bij de pastorale eenheid geen notities meer maken, bewerken of verwijderen, dat doet u voortaan bij de PE-leden zelf.

De persoonlijke en publieke notities die u maakte op PE-niveau, zijn overgezet naar het PE-hoofd. Daar kunt u ze bewerken en verwijderen. U ziet ze (ook) op PE-niveau, zodat u daar te allen tijde een compleet overzicht heeft van de evt. notities die bij de PE-leden zijn gemaakt.

Ledenadministratie

• Een correspondentieadres bleef, ook na het weghalen van het vinkje, in LRP aanwezig en beïnvloedde zo de vrije gebiedsindeling op een ongewenste manier. Er is een aanpassing gedaan waarbij het correspondentieadres geheel wordt verwijderd als in het geregistreerde dossier het vinkje bij deze rubriek wordt verwijderd en de mutatie vervolgens wordt opgeslagen.
• De leden binnen een pastorale eenheid worden op de diverse schermen en PDF’s altijd in de volgorde PE-hoofd - Partner - Kind (vervolgens op geboortedatum) - Overig gesorteerd.
• In het PE-dossier is het Algemene PE-notitieveld hernoemd naar Vrij selectieveld (conform het beoogde doel van dit veld).
• De lay-out van de formulieren uitschrijving en nieuw-ingekomenen (menu Dienstverlening > Uitdraai) is verbeterd.
• Selecties van andere gebruikers kunnen voor eigen gebruik worden gedupliceerd (via de knop Kopie selectie opslaan als). De eigenaar van de originele selectie werd ook eigenaar van de kopie. Dat is nu opgelost: degene die de kopie maakt, wordt eigenaar van die kopie en kan alle onderdelen van de gekopieerde selectie aanpassen.
• Het veld "Geen contact mogelijk" is verwijderd (zie ook de nieuwsbrief van april 2017). De personen in uw bestand met deze waarde hebben nu de waarde “Wenst geen contact” gekregen.
• Ook het "Tijdelijk adres" is verwijderd. De aanwezige tijdelijke adressen zijn overgebracht naar de rubriek "Correspondentie-adres".

NB: In de oefenomgeving heeft u in de maand augustus de beschikking over de oude situatie m.b.t. deze vier velden.

Bijdragenadministratie

• Een correspondentieadres bleef, ook na het weghalen van het vinkje, in LRP aanwezig en beïnvloedde zo de vrije gebiedsindeling op een ongewenste manier. Dit is opgelost.
• Selecties van andere gebruikers kunnen voor eigen gebruik worden gedupliceerd (via de knop Kopie selectie opslaan als). De eigenaar van de originele selectie werd ook eigenaar van de kopie. Dat is nu opgelost, degene die de kopie maakt, wordt eigenaar van die kopie en kan alle onderdelen van de selectie aanpassen.
• In de CSV-export van tabblad Uitnodigingen van een fondsjaar wordt bij het aanmaken van nieuwe uitnodigingen de PE-aanhef opgenomen.

Lokaal beheer

• Wanneer een sleutel van de ene gebruiker naar de andere overgaat, is het nodig om de oude gebruiker te verwijderen en zijn of haar opvolger als nieuwe op te voeren. LRP stuurt na deze aanpassing strakker op het volgen van de juiste werkwijze, waarbij nog eens benadrukt wordt dat de persoonlijke notities van de oude gebruiker bij die actie onherroepelijk worden verwijderd.

Pastoraal Werk

• De leden binnen een pastorale eenheid worden op de diverse schermen en PDF’s altijd in de volgorde PE-hoofd - Partner - Kind (vervolgens op geboortedatum) - Overig gesorteerd.
• In het PE-dossier is het Algemene PE-notitieveld hernoemd naar Vrij selectieveld. Dit is conform het beoogde doel van dit veld.
• De lay-out van de formulieren uitschrijving en nieuw-ingekomenen (menu Dienstverlening > Uitdraai) is verbeterd.
• Selecties van andere gebruikers kunnen voor eigen gebruik worden gedupliceerd (via de knop Kopie selectie opslaan als). De eigenaar van de originele selectie werd ook eigenaar van de kopie. Dat is nu opgelost, degene die de kopie maakt, wordt eigenaar van die kopie en kan alle onderdelen van de selectie aanpassen.

Ledenadministratie

• De tekst van de brief van de synode (de 'ontvangstgemeentebrief link die in sommige situaties verstuurd wordt aan gemeenteleden bij vestiging in een nieuwe gemeente, is duidelijker en toegankelijker gemaakt.
• Correctie van jubileumjaren, waar na de overgang naar Mendix 6 een groot aantal nullen werden getoond.
• Registratie van blijkgevers: na de aanpassing kunt u een persoon die vanuit uw gemeente naar een andere gemeente is verhuisd, desgewenst weer opnemen als blijkgever. Dat was eerst niet mogelijk.

Bijdragenadministratie

• In 2018 wordt de functionaliteit Abonnementen (menu Bijdragenadministratie > Abonnementen) overgebracht naar de Fondsen. Daarom kunnen vanaf heden geen nieuwe abonnementen meer worden aangemaakt (zie hiervoor het artikel in de nieuwsbrief van april 2017)
• Mailverzending vanuit fondsen: er zijn maatregelen genomen die ervoor zorgen dat de e-mails met toezeggings- en betalingsuitnodigingen niet in de Spambox van gemeenteleden terechtkomen.
• Correctie van bedragen op diverse plaatsen in de bijdragenadministratie, waar na de overgang naar Mendix 6 een groot aantal nullen werden getoond.

Lokaal beheer

• In 2018 wordt de functionaliteit Abonnementen (menu Bijdragenadministratie > Abonnementen) overgebracht naar de Fondsen. Daarom kunnen vanaf heden geen nieuwe abonnementen meer worden aangemaakt (zie hiervoor het artikel in de nieuwsbrief van april 2017)

Pastoraal Werk

• Bij het registreren van een huisbezoek wordt een reden van bezoek vastgelegd. De keuze-mogelijkheid is uitgebreid met de optie Contact op afstand (in geval van contact via telefoon of e-mail), Verjaardagsbezoek en Jubileumbezoek.
• De tekst van de brief van de synode (de ‘ontvangstgemeentebrief’ link die in sommige situaties verstuurd wordt aan gemeenteleden bij vestiging in een nieuwe gemeente, is duidelijker en toegankelijker gemaakt.