Looplijst genereren met behulp van Excel/LibreOffice

Bij het genereren van toezeggingsbrieven e.d. vanuit het fonds kunt u tegelijkertijd kiezen om een looplijst aan te maken. Dit is de voorkeursmethode voor fondsen.

Het kan ook gebeuren dat u op een later tijdstip een looplijst wil genereren, bijvoorbeeld voor abonnementen.
In dat geval kunt u de looplijst baseren op, en genereren vanuit de nieuwe selectie.

Video

Hieronder een filmpje hoe u, gebaseerd op een selectie, in korte tijd een looplijst in pdf kunt maken, inclusief bladsprong.

Instructie Excel

Selectie

Voorbereiding:

Maak de juiste selectie aan en maak de gewenste sortering aan.
Kies voor het groeperen voor een Vrij gebied of een sectie (in het filmpje wordt de sectie-indeling gebruikt)

Selectie

• maak de gewenste selectie en ga naar het resultaat
• kies voor uitvoeren van de selectie en vevolgens Uitdraai maken
• kies voor het type Looplijst en selecteer de juiste sortering (de velden in de sortering komen ook voor in de uitdraai)
• de uitdraai wordt aangemaakt in CSV-formaat

Excel

• Open het zojuist aangemaakte CSV-bestand (wellicht gebeurt dit automatisch)
• Verberg de kolommen die niet hoeven te worden afgedrukt (bijv. kolom Straat hoeft niet op de looplijst als VolledigAdres afgedrukt wordt)
• Pas eventueel de opmaak aan van de kolomhoofden in rij 1
• Stel de eerste regel in als titel om op elke pagina af te drukken
  • menu Pagina-indeling > knop Titels afdr., Rijen bovenaan op elke pagina:
• Stel eventueel een automatisch bladsprong in (per vrij gebied, per sectie, of anders)
  • menu Gegevens > knop Subtotaal
  • Bij iedere wijziging in: kies Sectie (of Vrij gebied)
  • Functie: kies Aantal
  • Subtotaal toevoegen aan: kies Sectie (maakt niet uit)
  • Huidige subtotalen vervangen: aanvinken
  • Pagina-einde tussen groepen: aanvinken
  • Overzicht onder de gegevens plaatsen: uitvinken

PDF maken

• Opslaan als pdf en afdrukken (zie filmpje)

Instructie LibreOffice

Selectie

Voorbereiding:

Maak de juiste selectie aan en maak de gewenste sortering aan.
Kies voor het groeperen voor een Vrij gebied of een sectie (in het filmpje wordt de sectie-indeling gebruikt)

Selectie

• maak de gewenste selectie en ga naar het resultaat
• kies voor uitvoeren van de selectie en vevolgens Uitdraai maken
• kies voor het type Looplijst en selecteer de juiste sortering (de velden in de sortering komen ook voor in de uitdraai)
• de uitdraai wordt aangemaakt in CSV-formaat

LibreOffice

• Open het zojuist aangemaakte CSV-bestand (wellicht gebeurt dit automatisch)
• Verberg de kolommen die niet hoeven te worden afgedrukt (bijv. kolom Straat hoeft niet op de looplijst als VolledigAdres afgedrukt wordt)
• Pas eventueel de opmaak aan van de kolomhoofden in rij 1
• Stel de eerste regel in als titel om op elke pagina af te drukken
  • menu Opmaak > Afdrukbereiken, Bewerken, Te herhalen rijen: $1
• Stel eventueel een automatisch bladsprong in (per vrij gebied, per sectie, of anders)
  • menu Gegevens > Subtotalen, Groepering 1
  • Groeperen op: kies Sectie (of Vrij gebied)
  • Gebruik functie: kies Aantal
  • Subtotaal berekenen van: kies Sectie (maakt niet uit)
  • Kies tabblad Opties
  • Pagina-einde tussen groepen: aanvinken
  • Hoofdlettergevoelig: uitvinken
  • Gebied eerst op groeperingen sorteren: uitvinken

PDF maken

• Bestand exporteren als pdf en afdrukken