Handscanner toezeggingen invoeren

February 1, 2019 Redacteur Bijdragenadministratie 4 minutes, 40 seconds

Voor het invoeren van de toezeggingen kunt u een handscanner gebruiken. Door deze handscanner te gebruiken heeft een administrateur minder tijd nodig om de ontvangen toezeggingen in te voeren. De gemeente moet er dan wel voor kiezen om de barcode op de toezeggingsbrieven te (laten) printen.

Wanneer een toezeggingsbrief binnenkomt en de administrateur deze met de handscanner scant, dan hoeft men slechts het toegezegde bedrag in te typen. Hieronder ziet u de stappen die u moet ondernemen om met de scanner te werken.

Gemeentesjablonen

Dit is een taak voor de lokaal beheerder. De scanner registreert de gegevens van de deelnemer door middel van een barcode die op de brief wordt afgedrukt. Door bij de instellingen van het gemeentesjabloon voor de barcode te kiezen, komt er bovenaan elke brief een barcode te staan.

U kunt ook een barcode toevoegen indien u gebruik maakt van een eigen brief. Download u daartoe het lettertype '128' op uw computer (klik hier voor zoekresultaten naar aanbieders). Vervolgens typt u het geregistreerdenummer op uw brief, selecteert deze met uw muis en kiest u via het lettertypemenu lettertype '128'. Het geregistreerdenummer verandert nu in een streepjescode.

De scanner

Om de gegevens in te scannen heeft u een scanner nodig. Deze handheld scanners zijn overal verkrijgbaar vanaf ongeveer €35,-. Wanneer u een scanner aanschaft, let er dan op dat deze een USB-uitgang heeft en plug-en-play te installeren is. Dit laatste wil zeggen dat u geen verdere programma’s hoeft te installeren en dat de scanner direct werkt zodra u deze aan uw pc koppelt. zoek op Google naar de scanners met de zoekwoorden handheld, barcode, scanner.

Invoeren toezeggingen

Wanneer u uw scanner heeft aangesloten, bent u klaar om de ontvangen toezeggingen in te voeren in LRP. U gaat daarvoor naar het fonds en opent deze in het jaar waarvoor u de toezeggingen wilt invoeren. U kiest voor het tabblad 'deelnemers' en vervolgens voor de knop 'snelle invoer'. U komt nu in een nieuw scherm terecht. Eenmaal in dit scherm scant u het toezeggingsformulier. De gegevens van het betreffende gemeentelid worden nu ingeladen in LRP. De scanner neemt dus als het ware de taak van het toetsenbord over. Vervolgens opent het scherm waarin u de toezegging invoert. Hier hoeft u alleen nog maar het toegezegde bedrag en eventueel afwijkende betalingsgegevens in te voeren en op 'opslaan' te klikken. U bent klaar om de volgende toezegging in te voeren.

Stel de continuemodus in

Om nog effectiever toezeggingen in te voeren kunt u de handscanner op de "continuous mode" instellen. U hoeft dan alleen de barcode onder de scanner door te halen en niet elke barcode apart te scannen door een druk op de knop. De infraroodstraal blijft na het volgen van onderstaande instructie branden.
De codes die u hiervoor moet scannen staan in de handleiding van de scanner.