Handscanner toezeggingen invoeren

November 4, 2020 Redacteur Bijdragen 5 minuten, 52 seconden

Voor het invoeren van de toezeggingen kunt u een handscanner gebruiken. Hierdoor heeft de bijdragenadministrateur minder tijd nodig om de ontvangen toezeggingen in te voeren (en kunnen er minder fouten optreden). De gemeente moet er dan wel voor kiezen om het geregistreerdenummer als barcode op de toezeggingsbrieven af te (laten) drukken. Zo'n barcode laat zich eenvoudig toevoegen met behulp van de sjablonen in LRP.

Bij de verwerking van de toezeggingsbrieven kunt u met behulp van een handscanner razendsnel het geregistreerdenummer van de toezegging scannen en deze daarmee invoeren in LRP. U hoeft dan alleen nog maar het toegezegde bedrag in te typen.

Sjablonen

Het aanmaken van een sjabloon is een taak voor de lokaal beheerder. Het is bijzonder eenvoudig om in LRP in een sjabloon het geregistreerdenummer in de vorm van een barcode (type code128) op te nemen.

Het is ook mogelijk om zelf een barcode te gebruiken in een eigen brief (hoewel daar geen aanleiding meer toe bestaat met de komst van de nieuwe sjablonen in LRP). Dat kan om technische redenen echter niet met barcode 128 'lettertype'.

Er zijn goede ervaringen met het gratis verkrijgbare barcode lettertype 'Libre Barcode 39', dat een goed scanbaar en herkenbaar resulaat oplevert.

Uw handscanner moet barcode type 39 wel ondersteunen!

U typt in uw tekstverwerker in uw brief het geregistreerdenummer (of neemt u het mergeveld geregistreerdenummer op) voorafgegaan en gevolgd door een sterretje/asterisk!.
Formatteer dit geregistreerdenummer en sterretjes in het barcode lettertype (bvb 'Libre Barcode 39').
Het geregistreerdenummer (en de asterisken) verandert nu in een barcode (type 39).

Pas eventueel de grootte van het lettertype aan om tot een goed scanresultaat te komen.

Test het resultaat eerst met uw handscanner vóórdat u de brieven gaat afdrukken!

De scanner

Om de gegevens in te scannen heeft u een scanner nodig. Deze handheld scanners zijn overal verkrijgbaar. Wanneer u een scanner aanschaft, let er dan op dat deze een USB-uitgang heeft en plug-en-play te installeren is. Dit laatste wil zeggen dat u geen verdere programma’s hoeft te installeren en dat de scanner direct werkt zodra u deze aan uw pc koppelt. Zoek op internet naar de scanners met de zoekwoorden handheld, barcode, scanner.

Vergewis u ervan dat de scanner de barcode kan herkennen!

Invoeren toezeggingen

Wanneer u uw scanner heeft aangesloten, bent u klaar om de ontvangen toezeggingen in te voeren in LRP. U gaat daarvoor naar het fonds en opent deze in het jaar waarvoor u de toezeggingen wilt invoeren. U kiest voor het tabblad 'deelnemers' en vervolgens voor de knop 'snelle invoer'. U komt nu in een nieuw scherm terecht. Eenmaal in dit scherm scant u het toezeggingsformulier. De gegevens van het betreffende gemeentelid worden nu ingeladen in LRP. De scanner neemt dus als het ware de taak van het toetsenbord over. Vervolgens opent het scherm waarin u de toezegging invoert. Hier hoeft u alleen nog maar het toegezegde bedrag en eventueel afwijkende betalingsgegevens in te voeren en op 'opslaan' te klikken. U bent klaar om de volgende toezegging in te voeren.

Stel de continuemodus in

Om nog effectiever toezeggingen in te voeren kunt u de handscanner op de "continuous mode" instellen. U hoeft dan alleen de barcode onder de scanner door te halen en niet elke barcode apart te scannen door een druk op de knop. De infraroodstraal blijft na het volgen van onderstaande instructie branden.
De codes die u hiervoor moet scannen staan in de handleiding van de scanner.

De Dienstenorganisatie kan helaas geen support verlenen op het gebruik van een handscanner of een smartphone scanner.