Boekstukken

August 21, 2020 Redacteur Bijdragen 4 minuten, 40 seconden

Niet relevante bankafschrift informatie verwerken?

Bankafschrift informatie die niet relevant is en een rood kruis heeft kunt u verwijderen in het boekstuk.
Een leeg boekstuk kunt u verwijderen.

In de Handleiding, hoofdstuk Ontvangsten inboeken, is dit proces uitgebreid beschreven.

Automatisch ingelezen boekstukken controleren

Controleer het boekstuk bij "automatisch ingelezen bestanden", dit is een taak voor de bijdrageadministrateur.
Bij een groen vinkje is geen verdere actie vereist.

Bij een gele driehoek zijn de volgende acties vereist:

  • Open het boekstuk
  • Ga naar het tabblad "afschriften
  • Bekijk wat is ingelezen en genegeerd
  • Markeer eventueel genegeerde posten als gezien

Controleer vervolgens de "kandidaat transacties" als volgt:

  • Ga naar het tabblad "kandidaat transacties"
  • In de onderliggende tabbladen kunnen niet verwerkte posten zitten, deze hebben een rood kruis
  • Open de regels met een rood kruis en wijs het ontvangen bedrag alsnog toe aan de juiste persoon via de knop ken bedrag toe aan toezegging
  • Is er geen toezegging wijs dan het ontvangen bedrag toe aan een fonds via de knop toekennen aan ander fonds
  • Nadat alle regels met een rood kruis zijn toegekend, hebben deze een groen vinkje gekregen
  • Nu boekt u de bedragen alsnog in via inboeken.
  • Als laatste kiest u voor opslaan en totalen berekenen

In de Handleiding, hoofdstuk Digitaal dagafschrift inlezen, is dit proces uitgebreid beschreven.

Verwerken automatisch ingelezen boekstukken

Automatisch ingelezen boekstukken en gele driehoekjes?
Na het automatisch inlezen van betalingsbestanden is er nog een taak voor de bijdrageadministrateur.

Als bijdrageadministrateur moet u de boekstukken met een "gele driehoek" nog afhandelen.

  1. U gaat naar Bijdrageadministratie - Ontvangsten & Storneringen
  2. U opent een boekstuk met een gele driehoek
  3. Onder afschriften-ingelezen, ziet u welke posten er zijn ingelezen
  4. Onder afschriften-genegeerd, ziet u welke posten er zijn genegeerd. Indien er posten bij zijn die onterecht zijn genegeerd, kunt u de betreffende regel selecteren en er alsnog een kandidaat transactie van maken.
  5. Bent u akkoord met de posten die zijn genegeerd, dan kiest u voor markeren als gezien
  6. Onder het tabblad kandidaat transacties, ziet u tabbladen van 3 soorten geregistreerden. Deze tabbladen loopt u na en op de regels met een rood kruis dubbelklikt u en allerlei ontvangstinformatie wordt u getoond.
  7. Vaak kunt u op basis van wat u ziet alsnog de ontvangst toekennen aan de juiste geregistreerde of het juiste contact.
  8. Nadat u alle rode kruizen heeft afgehandeld en het allemaal groene vinkjes zijn geworden, drukt u op de knop inboeken.
  9. Zodra de het tabblad mutaties gedetailleerd is aangevuld met deze posten, kiest u voor "Opslaan en totalen berekenen" Het boekstuk heeft nu een groene vink gekregen.

Uit voorgaande mag dus ook blijken dat de detailinformatie te vinden is in de ingelezen boekstukregels.

De informatie van de verzamelde incassobestanden kunt u halen uit het fonds-jaar-verzameldocumenten en vervolgens de inhoud van de incassoregel vindt u in het tabblad incasso.

Zie ook de Handleiding