Order

Maandelijks betaalverzoek

Toelichting besluit.
Onlangs had u contact met de collega's van de LRP-orderadministratie over de rechtstreekse verzending van de maandelijkse betaalverzoeken via acceptgiro aan de gemeenteleden.
Graag maak ik van de gelegenheid gebruik voor (1) een nadere toelichting op dit besluit en (2) een handreiking om ervoor te zorgen dat deze wijziging in de praktijk goed uitwerkt.

  1. Door diverse oorzaken is het gebruik van de acceptgiro voor de maandelijkse betaalverzoeken de laatste jaren zeer sterk afgenomen.
    Redenen hiervoor zijn de toename van het aantal mensen dat via telebankieren en automatische incasso betaalt.
    Per gemeente worden er doorgaans niet meer dan tussen de 3 en 15 acceptgiro's per maand verstuurd.
    Daardoor liepen de verwerkingskosten van onze externe drukker sterk op: voor elke opdracht geldt een starttarief van € 25,-, daarboven worden de kosten van de geprinte acceptgiro's en de portokosten in rekening gebracht.
    Een voorbeeld:
    in 2020 hebben wij voor uw gemeente ca. 50 acceptgiro's in elf maanden aangemaakt.
    De totale kosten daarvoor zijn meer dan € 350,-, ruim € 7,- per acceptgiro.
    Wij vonden dit niet acceptabel voor gemeenten die van onze dienstverlening gebruik maken.
    Dat leidde tot het bovengenoemde besluit. Ter vergelijking: de kosten voor de maandelijkse acceptgiro's in 2021, uitgaande van 50 acceptgiro's over 11 maanden, zullen incl. porti ca. € 60,- zijn.

  2. Om te voorkomen dat gemeenteleden acceptgiro's ontvangen als zij de betreffende termijn al betaald hebben (iets dat in uw gemeente een aantal keren is voorgekomen) graag het volgende:

    • gemeenteleden die vaak of steeds zelf hun termijn kerkelijke bijdrage overmaken, zouden als betaalwijze "overig" moeten krijgen.
    • de acceptgiro's en incasso's voor een bepaalde termijn worden (m.u.v. de maanden januari en februari) op de 16e van elke maand aangemaakt. Dat betekent dat u tot de 15e van die maand de gelegenheid heeft om alle ontvangsten in LRP aan te brengen. Als een gemeentelid op het toezeggingsformulier de maand maart als betaalmoment via acceptgiro aankruiste en toch bv. op 10 maart via telebankieren betaalde (en u noteerde die betaling vóór 16 maart in LRP), dan maakt LRP voor dat gemeentelid geen acceptgiro aan (immers, de termijn is al voldaan).

Als u rekening houdt het deze aandachtspunten, dan zal het niet of nauwelijks voorkomen dat gemeenteleden een overbodige acceptgiro krijgen én u bespaart op jaarbasis een flink bedrag (ca. € 290) aan kosten.

Ik vertrouw erop, u met deze toelichting meer inzicht in onze beweegredenen voor het bovengenoemde besluit te hebben gegeven.
Al vermeldden wij de gewijzigde werkwijze rond de maandelijkse acceptgiro's op het papieren en digitale bestelformulier, wij stelden vast dat we over dergelijke zaken in de toekomst duidelijker moeten communiceren. Dank daarom voor uw reactie naar onze orderadministratie!