LRP-Boekhoudpakket koppeling aanmaken

Vanaf 1 december 2011 is het mogelijk om de gegevens uit LRP door te zetten naar het Boekhoudpakket van Twinfield. Er is daarvoor een .xml export ontwikkeld in de boekstukken in LRP. Vanuit LRP is er een koppeling gemaakt met Twinfield, maar een gebruiker is vrij om deze export op andere boekhoudpakketten toe te passen. Het doorzetten van de gegevens naar Twinfield is een taak voor de bijdragenadministrateur. Wij zullen hier de werkwijze in LRP beschrijven tot aan de export van de gegevens. Voor meer informatie over de werking van Twinfield verwijzen wij u naar Twinfield zelf. Voor het aanvragen van een Twinfield-account verwijzen wij u naar de KKA. 

Aanmaken Twinfield koppeling (lokaalbeheer)

Wanneer u een Twinfield-account hebt en uw koppeling door de KKA is gerealiseerd, kunt u in LRP aan de slag. Als eerste dient de lokaal beheerder de koppeling vast te stellen in LRP. Daarvoor gaat men naar het menu 'Beheer' –> 'Twinfield accounts' en klikt vervolgens op de knop 'Nieuw'. Het scherm 'Account toevoegen/bewerken' verschijnt. Hier vult u de gegevens van uw Twinfield-account in; gebruikersnaam, wachtwoord en omgeving (welke door Twinfield aan u toegewezen zijn) en de administratie (welke u wordt toegewezen door de KKA).

Wanneer u de gegevens heeft ingevuld klikt u op 'Opslaan' en vervolgens op de knop 'Account bewerken'. Hetzelfde scherm verschijnt weer, nu klikt u op de knop 'Test account'. Wanneer u alles juist heeft ingevuld ziet u de melding: "Uw inlog bij Twinfield is gelukt."

Invullen gegevens:


Test account:


 

Verwerking van betalingsbestanden (bijdragenadministratie)

Hier vindt u een beschrijving over welke handelingen de bijdragenadministrateur dient te doen alvorens de gegevens in de Twinfield-account te kunnen laden. Om betalingen te administreren in uw boekhoudpakket, maakt u gebruik van grootboeknummers.

De bijdragenadministrateur vult het bijbehorende grootboeknummer bij de gegevens van het fonds in:


Vervolgens leest u het betalingsbestand in zoals u voorheen gewend was: 'Bijdragenadministratie -> Ontvangsten en storneringen -> Nieuw-> Dagafschriften' (MT940, GMU). Let op: Het verwerken van betalingsgegevens naar een boekhoudprogramma werkt alleen via LRP met digitale dagafschriften.

Wanneer u alle betalingen verwerkt heeft en de betalingen die bedoeld zijn voor registratie in LRP heeft toegekend (zie tabblad 'mutatieoverzicht gedetailleerd'), kunnen alle betalingen op het dagafschrift worden doorgezet naar Twinfield. Open daartoe het tabblad 'Twinfield' en klik vervolgens op de knop 'Doorzetten naar Twinfield'. Uw bestand is nu doorgezet naar uw Twinfield-account voor verdere verwerking in uw boekhouding. In Twinfield zult u betalingen die er in LRP waren uitgevallen, zoals bijvoorbeeld elektra- of telefoonrekeningen, gewoon weer terug vinden.

Boeking doorzetten:



Indien er geen Twinfield-account is gekoppeld, krijgt u de mededeling "er is geen Twinfield gebruiker gevonden." U kunt dan op de knop 'Download XML bestand' klikken om het bestand op uw pc te krijgen, zodat u dit kunt gebruiken voor andere boekhoudpakketten.

XML downloaden voor eigen boekhouding:


 

  • U kunt op de website van Twinfield een proefaccount aanvragen waarmee u de mogelijkheden van Twinfield kunt testen.
  • Wij zijn ons ervan bewust dat de mogelijkheden in Twinfield wellicht voor uw boekhouding iets te uitgebreid zijn. Daarom wordt op dit moment aan een meer op kerkgemeenten toegespitst boekhoudpakket bij Twinfield gewerkt.

Er is een kort filmpje ontwikkeld dat extra uitleg over deze koppeling geeft. U kunt deze vinden door op onderstaande link te klikken of deze link te kopiëren en plakken in uw adresbalk: https://vimeo.com/53016217