Gedifferentieerd aanschrijven in LRP

Selecties en subselecties

Maak de subselecties

Maak selecties voor de verschillende doelgroepen. Dit worden de subselecties. U kunt als basis voor elke selectie een kerkbalansselectie kiezen bij het veld ‘Standaard selectie’, en deze dan bij voorbeeld beperken op basis van leeftijd, geefgedrag of hoogte van de toezegging van vorig jaar.

Maak de hoofdselectie

Maak een selectie voor de totale doelgroep. Alleen mensen die in deze selectie vallen, zullen worden aangeschreven.  Als er dus mensen wel in een subselectie vallen, maar niet in de hoofdselectie, zullen ze niet worden aangeschreven. Controleer het resultaat van de hoofdselectie door in het tabblad ‘Totaaloverzicht’ op de knop ‘Genereer overzicht’ te klikken.

Let op: personen die de aanmerking ‘Niet in staat bij te dragen’ of ‘Wil nooit bijdragen’ hebben, of die specifiek voor het kerkbalansfonds zijn uitgesloten, zullen wel in de selectie worden getoond maar later door het fonds alsnog worden uitgesloten. Door in de hoofdselectie in het tabblad ‘Vrije export’ onderin bij ‘Overig’ de vinkjes ‘Niet in staat bij te dragen’ en ‘Wil nooit bijdragen’ aan te vinken, en dan bovenin op de knop ‘Exporteer’ te klikken, kunt u nagaan of er mensen in de selectie zitten met deze aanmerkingen. In het fondsjaar, tabblad ‘Selectie’, subtabblad ‘Geregistreerden met uitsluiting voor dit fonds’, kunt u nagaan of er mensen in de selectie zitten die specifiek voor kerkbalans zijn uitgesloten. Deze aanmerkingen en uitsluitingen zijn aan te passen door de bijdrageadministrateur(s) in de geregistreerdendossiers, tabblad ‘Financieel’.

Koppel de subselecties aan de hoofdselectie

Vink in de hoofdselectie de optie ‘Bevat subselecties’ aan. In het tabblad ‘Subselecties’ dat nu verschijnt, kunt u de eerder gemaakte selecties voor de doelgroepen als subselectie toevoegen.

Een uitgebreidere beschrijving vindt u in de handleiding Ledenadministratie 

Sjablonen toezeggingsformulieren en vrije brieven (lokaal-beheerder)

Maak gemeentesjablonen voor de toezeggingsformulieren

U maakt gemeentesjablonen voor de toezeggingsformulieren. U kunt de standaard toezeggingsformulieren kopiëren. Ga naar Beheer > Gemeentesjablonen > Nieuw en kies voor een bronsjabloon waarmee u verder kunt werken.

Voor mensen die niet eerder deelnemer waren in het fonds kunt u kiezen voor standaard sjabloon KB10 of KB20, afhankelijk van de vraag of u wel of geen gebruik maakt van automatische incasso.

Voor mensen die eerder al deelnamen, kunt u kiezen voor standaard sjabloon KB21, KB22, KB31 of KB32, wederom afhankelijk van de vraag of u gebruik maakt van automatische incasso en daarnaast of u het bedrag van de vorige toezegging wel of niet wilt tonen op het toezeggingsformulier.

Maak gemeentesjablonen voor de vrije brieven

U maakt gemeentesjablonen voor de verschillende brieven, o.b.v. het type 'Vrije Brief'. In LRP kunt u daarvoor alleen tekst kwijt, maar als u via het LRP-team een bestelling plaatst is het mogelijk om logo's of plaatjes te laten toevoegen buiten LRP om (mits die bij alle brieven op precies dezelfde plek komen).

Een uitgebreidere beschrijving van het maken van sjablonen vindt u in de handleiding Lokaal Beheer 

 

Instellingen in het fonds (bijdragenadministrateur)

In het fonds koppelt u de hoofdselectie; daarbij vinkt u aan 'Subselecties'. Vervolgens kunt u in het subtabblad 'Subselecties' de verschillende subselecties en bijbehorende sjablonen koppelen. De volgorde daarbij bepaalt de prioriteit. Stel dat u een subselectie voor mensen onder de 30 hebt en één voor mensen die méér dan bedrag X geven, en er is iemand die aan beide criteria voldoet, dan bepaalt de volgorde van de subselecties in het fonds of deze persoon dan de brief o.b.v. leeftijd krijgt of de brief o.b.v. geefgedrag.

Alle personen die niet in een subselectie vallen, maar wél in de hoofdselectie, worden aangeschreven met de sjablonen die in het fondsjaar 2015, tabblad 'Selectie' worden aangegeven.

Toezeggingsbrieven genereren / bestelling plaatsen (bijdragenadministrateur / n.v.t.)

Als ook de overige instellingen in het fonds correct zijn (denk aan het gekoppelde rekeningnummer, de betaalwijzen, de sortering enz.) kunt u de toezeggingsbrieven en vrije brieven genereren of uw bestelling plaatsen bij het LRP-team.

LRP zal conform de sortering die in het fonds is aangegeven alle personen in de hoofdselectie aanschrijven met een toezeggingsformulier en vrije brief op de wijze die bij de subselecties is aangegeven. U krijgt dus niet per subselectie een bestand / pakket.

Om toezeggingsbrieven en vrije brieven te genereren gaat u in het fondsjaar naar het tabblad ‘Selectie’ en klikt u op ‘Genereer brieven / e-mails voor hele selectie’. In de popup kunt u vervolgens aangeven dat er ook vrije brieven moeten worden gegenereerd en eventueel ook een looplijst.